6月9日下午3點(diǎn)，天津吉祥如意海運(yùn)業(yè)務(wù)員小王正在電腦上整理資料，突然“?！钡囊宦暎?A6協(xié)同提醒跳了出來(lái)，“李志軍發(fā)起協(xié)同：拖班通知”。
小王趕緊點(diǎn)擊提醒查看，“原定于6月12日從天津新港開(kāi)往日本神戶港的易惠（VEGA TOPAS）V.0916E，由于船舶調(diào)整原因而拖班，預(yù)計(jì)最新集港時(shí)間：2009-6-11 08：00 至 2009-6-11 20：00；最新預(yù)計(jì)開(kāi)船日：2009-06-14 03:00:00。”
小王一看，他有3個(gè)客戶5個(gè)TUE的貨物都在這條船上了，他將這個(gè)拖班協(xié)同立即通過(guò)與A6集成的EastFax發(fā)傳真給客戶，然后又電話和短信的方式通知他的客戶（貨主），告知船拖班的情況，一切都是有條不紊。
而在小王處理之前，操作員李志軍也同樣從容地，將他從船公司（Carrier）得到的關(guān)于易惠（VEGA TOPAS）V.0916E拖班的通知，即刻從致遠(yuǎn)A6中發(fā)出“拖班通知”協(xié)同，將信息傳遞給所有業(yè)務(wù)員，并將相關(guān)信息發(fā)布到公司網(wǎng)站上。一切都是那么從容，不用擔(dān)心由于信息沒(méi)有傳達(dá)給所有相關(guān)業(yè)務(wù)人員，造成業(yè)務(wù)“事故”。
海運(yùn)行業(yè)比較關(guān)注突發(fā)事件的管理，突發(fā)事件的背后的從容，則是支撐著天津吉祥如意海運(yùn)公司信息快速流轉(zhuǎn)的信息系統(tǒng)。
坐莊企業(yè)的信息化建設(shè)
天津吉祥如意國(guó)際海運(yùn)有限公司（以下簡(jiǎn)稱吉祥如意）專營(yíng)由中國(guó)天津新港至日本、韓國(guó)兩個(gè)國(guó)家的集裝箱海運(yùn)運(yùn)輸業(yè)務(wù)。在十年時(shí)間中，公司已經(jīng)發(fā)展成覆蓋72個(gè)日韓基本港和偏港，月均出口3000TEU至日韓，占天津港出口總量20%的行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者。用吉祥如意海運(yùn)電子商務(wù)部經(jīng)理張寶杰的話說(shuō)，吉祥如意就是莊家，對(duì)在日韓航線上的貨運(yùn)價(jià)格具有定價(jià)權(quán)。
可任誰(shuí)也想不到這樣一個(gè)行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)，在2004年，其信息化基礎(chǔ)是十幾臺(tái)電腦和一臺(tái)運(yùn)行海運(yùn)管理系統(tǒng)的高配pc版服務(wù)器以及一個(gè)家用ADSL寬帶，這就構(gòu)成了整個(gè)吉祥如意的全部IT系統(tǒng)架構(gòu)。
而張寶杰的到來(lái)，則根據(jù)企業(yè)的發(fā)展，為吉祥如意構(gòu)建了適合其發(fā)展的IT系統(tǒng)。從基層做起，張寶杰從采購(gòu)一臺(tái)企業(yè)級(jí)路由器開(kāi)始、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和寬帶建設(shè)入手，更新ERP系統(tǒng)，部署致遠(yuǎn)A6協(xié)同、建設(shè)企業(yè)電子商務(wù)系統(tǒng)和專業(yè)傳真系統(tǒng)，根據(jù)企業(yè)當(dāng)下業(yè)務(wù)發(fā)展現(xiàn)狀和吉祥如意總經(jīng)理任冬的發(fā)展思路，以及同企業(yè)內(nèi)其他領(lǐng)導(dǎo)的不斷溝通，經(jīng)過(guò)5年時(shí)間的建設(shè)，吉祥如意現(xiàn)如今共有包括貨代ERP、致遠(yuǎn)A6協(xié)同、U8、EastFax傳真系統(tǒng)、短信中心、電子商務(wù)網(wǎng)站、B2B訂艙系統(tǒng)、HR、企業(yè)郵箱、企業(yè)通訊中心、視頻會(huì)議等在內(nèi)的多套系統(tǒng)，覆蓋了企業(yè)各方面信息化需求，并能滿足未來(lái)一段時(shí)間企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，在業(yè)內(nèi)也較為領(lǐng)先的信息化系統(tǒng)。
上協(xié)同應(yīng)時(shí)而需
在吉祥如意未上協(xié)同軟件之前，員工日常內(nèi)部工作的溝通主要靠發(fā)郵件、MSN等形式進(jìn)行，外部的溝通主要是傳真、電話，雖然方便但點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的溝通方式，決定了郵件、電話、IM等溝通方式對(duì)于跨部門、跨區(qū)域的溝通協(xié)作，必定是力所不逮的。跟蹤反饋不及時(shí)、信息對(duì)稱性差，缺乏規(guī)范性的流程和操作體系，這些均與吉祥如意總經(jīng)理任冬的經(jīng)營(yíng)理念是背道而馳的。
仍以拖班通知為例，在沒(méi)有上協(xié)同之前，如果遇到了諸如拖班、轉(zhuǎn)船、停船、換船這樣的突發(fā)事件，操作員李志軍的工作將是極為繁忙的，他不僅要安排好涉及其貨物的處理工作，還需要將相關(guān)信息通知到每個(gè)業(yè)務(wù)員，不論是短信、電話都需要花不少的時(shí)間，如果出現(xiàn)通知不到的情況，那不但會(huì)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失（吉祥如意承諾對(duì)貨物未能及時(shí)出運(yùn)造成的損失提供150萬(wàn)人民幣的保險(xiǎn)賠償保障），更將對(duì)吉祥如意的品牌形象造成影響。
為此，張寶杰同公司總經(jīng)理任冬經(jīng)過(guò)長(zhǎng)談，他們認(rèn)為公司下一步發(fā)展，需要統(tǒng)一步調(diào)、統(tǒng)一執(zhí)行，“但這中間將會(huì)產(chǎn)生大量需要協(xié)作、協(xié)同的信息流”，張寶杰說(shuō)：“公司到了需要上協(xié)同軟件的時(shí)候了。”最終，經(jīng)過(guò)多輪的PK，最終在致遠(yuǎn)和某外企協(xié)同軟件之間，選擇了各方面均占優(yōu)勢(shì)的致遠(yuǎn)A6協(xié)同管理軟件。
協(xié)同帶來(lái)規(guī)范管理價(jià)值
“我們公司的特點(diǎn)是對(duì)任何軟件，凡是它能觸碰到的東西它是玩命的用，要讓其作用最大化?！睆垖毥苡眠@么一句話來(lái)形容吉祥如意公司在信息系統(tǒng)應(yīng)用上的風(fēng)格。
因此，A6協(xié)同的引入，張寶杰和系統(tǒng)管理員馮旭作為整個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，投入了大量精力，使A6協(xié)同系統(tǒng)深入到吉祥如意企業(yè)整體的運(yùn)營(yíng)環(huán)境中去?！岸椅覀冇玫暮苌睢⒑芗?xì)，只要稍微正式一點(diǎn)的全都是用A6去做。”
為此，吉祥如意在A6協(xié)同中構(gòu)建了大量模板協(xié)同，例如：“財(cái)務(wù)編碼”分配、變更海運(yùn)費(fèi)及附加費(fèi)付費(fèi)方式申請(qǐng)單（日偏航線、日基航線、韓國(guó)航線）、無(wú)抵押放單申請(qǐng)、拖班通知、換船通知、貨物未上船分析報(bào)告等等一系列的表單，涵蓋了從客戶引進(jìn)—運(yùn)輸—運(yùn)費(fèi)結(jié)算—緊急情況處理—事故分析等一系列環(huán)節(jié)。利用A6“表單+流程”的模板協(xié)同形式有效地規(guī)范了企業(yè)管理審批模式。
