現(xiàn)在是周三下午16：50分，距離下班還有10分鐘。
而此時(shí)，成都高新區(qū)科技局的小王并沒(méi)有如其他同事一樣，開(kāi)始準(zhǔn)備結(jié)束一天的工作。而是一直郁悶地盯著手中長(zhǎng)長(zhǎng)的區(qū)內(nèi)企業(yè)名單，將剛剛通過(guò)電話、確認(rèn)參會(huì)的企業(yè)名稱劃去，喝了一口水，準(zhǔn)備給下一家區(qū)內(nèi)企業(yè)打電話，通知周五開(kāi)會(huì)的事情。
成都高新區(qū)科技局，由于工作性質(zhì)上的需要，常常要召集區(qū)內(nèi)企業(yè)召開(kāi)各種不同的培訓(xùn)會(huì)議。小王的工作之一就是要通知這些企業(yè)派人來(lái)開(kāi)會(huì)，并將相關(guān)的文件等事先發(fā)下去。小王每次的做法是打電話通知，逐一確認(rèn)相關(guān)企業(yè)參加會(huì)議，如遇召集企業(yè)的數(shù)量多至數(shù)百家時(shí)，小王通常要預(yù)留整整一周的時(shí)間來(lái)處理打電話的工作。而通過(guò)QQ群等即時(shí)通信工具，一方面企業(yè)會(huì)投訴經(jīng)常在QQ群消息的彈出信息會(huì)影響日常工作，另一方面，通過(guò)QQ群發(fā)送消息，并不能保證群內(nèi)相關(guān)企業(yè)都能及時(shí)看到信息，也不能及時(shí)與企業(yè)確認(rèn)參會(huì)信息，這些都很讓園區(qū)的工作人員頭疼。
工作量大，耗時(shí)多，煩瑣且內(nèi)容單一，讓小王的工作熱情很難保持在一個(gè)較高的水準(zhǔn)，同時(shí)也讓整個(gè)工作的效率比較低下?！拔颐看我幌氲揭ㄖ_(kāi)會(huì)，看著那長(zhǎng)長(zhǎng)的幾百家企業(yè)名單，就覺(jué)得頭疼，有沒(méi)有什么軟件或者工具能夠解決信息溝通傳遞和信息確認(rèn)這一問(wèn)題呢？如果能像QQ或者郵件那么簡(jiǎn)單方便、最重要的是能夠保證對(duì)方確實(shí)收到并有反饋就最好了……”小王一直很期盼信息化能夠解決這一問(wèn)題。
“一把手”讓推廣變通途
這不僅僅是小王一個(gè)人的呼聲，也是整個(gè)成都高新區(qū)管委會(huì)和園區(qū)企業(yè)的共同呼聲。
成都高新區(qū)分為南部和西部?jī)蓚€(gè)園區(qū)，南部園區(qū)位于成都市南，規(guī)劃面積52平方公里。而西部園區(qū)位于成灌高速路兩側(cè)，規(guī)劃面積約35平方公里。區(qū)域面積大且兩部分相隔較遠(yuǎn)，讓區(qū)內(nèi)企業(yè)與管理服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的往來(lái)及公文等傳遞等都較為不便，需要花費(fèi)不少的時(shí)間和精力在往返交通之上。為此，園區(qū)管委會(huì)希望通過(guò)一套政務(wù)辦公系統(tǒng)，來(lái)解決區(qū)內(nèi)公文交換難，特別是路途較遠(yuǎn)的街道辦事處的公文交換難的問(wèn)題；并有效減少行政開(kāi)支，提高區(qū)內(nèi)服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作效率。為此，通過(guò)多方面的考察和比較，成都高新區(qū)最終選擇了在西部政府部門(mén)廣泛應(yīng)用的致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)A6協(xié)同管理軟件政務(wù)版來(lái)實(shí)現(xiàn)其園區(qū)辦公自動(dòng)化的夢(mèng)想。
“剛上線的時(shí)候，不少部門(mén)的工作人員對(duì)我們引入的A6協(xié)同還有一定的抵觸心理。因?yàn)樾碌霓k公方式改變了舊有的模式，所有人都必須按照梳理后的流程辦公，這讓大家很不習(xí)慣，一些抵觸也是難免的，這也讓我們最初的推廣工作有一些難度……”成都高新區(qū)科技局許濤說(shuō)，“但是我們管委會(huì)主任韓春林同志，曾任成都電子科技大學(xué)校長(zhǎng)，對(duì)信息化工作非常支持，認(rèn)為OA系統(tǒng)的引入是必須的而且是及時(shí)的。為此，韓主任帶頭使用，并要求我們制定了‘每周工作日志報(bào)告’流程。要求各部門(mén)主要領(lǐng)導(dǎo)每周必須通過(guò)A6將周工作日志發(fā)送給管委會(huì)的主要領(lǐng)導(dǎo)，從而以管委會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)帶動(dòng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)帶動(dòng)各部門(mén)工作人員的方式，有力推動(dòng)了A6系統(tǒng)在全區(qū)內(nèi)的應(yīng)用。”經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的推廣、培訓(xùn)和深化應(yīng)用，“大家越來(lái)越離不開(kāi)A6協(xié)同系統(tǒng)來(lái)處理文件，交換工作資料。A6協(xié)同讓他們覺(jué)得工作越來(lái)越方便?！?/span>
目前，A6協(xié)同系統(tǒng)已涵蓋成都高新區(qū)政府所有部門(mén)、街道辦事處（社區(qū)）等共計(jì)33個(gè)部門(mén)，解決了以往部門(mén)單獨(dú)辦公系統(tǒng)的局限性，打破了部門(mén)間的“信息孤島”。方便了高新區(qū)管委會(huì)內(nèi)部工作人員的溝通，讓整個(gè)管委會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)效率大大提升。
而利用A6政務(wù)版協(xié)同二元化工作流的強(qiáng)大功能，設(shè)置了套紅模板252份，收發(fā)流程132個(gè)，各類電子表單38份，實(shí)現(xiàn)了高新區(qū)內(nèi)公文交換、政務(wù)信息、督查督辦、信息報(bào)送、辦公用品申領(lǐng)等功能。
統(tǒng)一通信，讓協(xié)同應(yīng)用更全面
“一把手”工程的A6協(xié)同辦公平臺(tái)，使成都高新區(qū)管委會(huì)的整體辦公模式進(jìn)入到前所未有的信息化深入層面，這時(shí)，新的問(wèn)題擺在了領(lǐng)導(dǎo)者面前，這就是文章開(kāi)頭的那幕情景。如何提高政府對(duì)企業(yè)的服務(wù)效率？如何讓政府工作人員在一個(gè)整合的工作環(huán)境中實(shí)現(xiàn)高效地對(duì)內(nèi)對(duì)外協(xié)作溝通？區(qū)內(nèi)企業(yè)不可能作為用戶進(jìn)入園區(qū)管委會(huì)的協(xié)同辦公系統(tǒng)，區(qū)內(nèi)各部門(mén)政府工作人員也不可能隨時(shí)隨地守在A6協(xié)同系統(tǒng)中，這就讓原本信息及時(shí)傳遞、便捷溝通的本意打了折扣。
為此，成都高新區(qū)管委會(huì)采用區(qū)內(nèi)企業(yè)——成都立方體科技有限公司開(kāi)發(fā)的統(tǒng)一通信平臺(tái)，在A6協(xié)同中以統(tǒng)一通信插件的方式，給園區(qū)管委會(huì)協(xié)同政務(wù)的應(yīng)用提供了更加廣泛的協(xié)同方式，也讓A6協(xié)同有了更加強(qiáng)大的通訊、溝通能力。通過(guò)統(tǒng)一通信平臺(tái)，管委會(huì)的工作人員可以在A6中將文件或會(huì)議通知通過(guò)電子郵件、手機(jī)短信、IM等方式發(fā)送給企業(yè)，企業(yè)可通過(guò)手機(jī)短信等方式回復(fù)。甚至還可以通過(guò)其提供的網(wǎng)絡(luò)電話與相關(guān)人員直接通話，大大降低了溝通的難度、提升了溝通的效率。管委會(huì)的工作人員也可以使用手機(jī)訪問(wèn)A6協(xié)同系統(tǒng)，接收和處理待辦文件。文章開(kāi)頭出現(xiàn)的小王，現(xiàn)在再也不必為打數(shù)百個(gè)電話而花費(fèi)數(shù)天時(shí)間，她只需選擇要通知的企業(yè)，點(diǎn)擊發(fā)送信息，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)向企業(yè)聯(lián)系人發(fā)送電子郵件、手機(jī)短信、QQ消息、MSN消息，只要系統(tǒng)中有聯(lián)系人的任一聯(lián)系方式，就可將信息送達(dá)聯(lián)系人。聯(lián)系人接收到信息后，可以手機(jī)短信等方式回復(fù)確認(rèn)，小王只需檢查通信日志，就可對(duì)聯(lián)系人的接收情況和回復(fù)確認(rèn)情況一目了然，對(duì)于未回復(fù)的聯(lián)系人，小王可在系統(tǒng)中直接對(duì)該聯(lián)系人拔打電話，作針對(duì)性地確認(rèn)。這樣一來(lái)，原本要花費(fèi)數(shù)天時(shí)間的工作量，現(xiàn)在只需幾秒即可完成，保證每個(gè)人都會(huì)通過(guò)各種各樣的方式收到通知，輕輕一選、鼠標(biāo)一點(diǎn)，以往的煩惱一掃而空，大大提高了工作效率。
在統(tǒng)一通信平臺(tái)支持下的A6協(xié)同已經(jīng)擴(kuò)展演變?yōu)楦咝聟^(qū)政府對(duì)區(qū)內(nèi)企業(yè)的服務(wù)平臺(tái)，提高了政府的服務(wù)質(zhì)量，減輕了政府的服務(wù)工作量。
“現(xiàn)在，A6不僅僅是我們高新區(qū)政府內(nèi)部的辦公平臺(tái)，同時(shí)也是高新區(qū)政府對(duì)區(qū)內(nèi)企業(yè)的高效服務(wù)平臺(tái)。大家普遍反映，統(tǒng)一通信的信息通道覆蓋面廣，通知效率極高，現(xiàn)在大家更喜愛(ài)用A6了?！?成都高新區(qū)科技局許濤說(shuō)道。
建設(shè)綠色和諧的服務(wù)型管委會(huì)
A6的引進(jìn)，不僅幫助高新區(qū)管委會(huì)提升對(duì)區(qū)內(nèi)企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量，更給管委會(huì)帶來(lái)極大的“綠色”收益。
僅以政務(wù)工作中最常見(jiàn)的交換文件為例，以往高新區(qū)內(nèi)文件的收發(fā)、交換，通常交換一份文件需要印刷30多份，然后等待各相關(guān)部門(mén)來(lái)領(lǐng)取，這通常需要1-2天文件所涉及到的部門(mén)才能全部收到；而現(xiàn)在只需要幾分鐘，需要交換的文件就能送到文件所涉及的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的電腦上。同時(shí)加載了統(tǒng)一通信平臺(tái)的致遠(yuǎn)A6協(xié)同，還為成都高新區(qū)管委會(huì)和區(qū)內(nèi)企業(yè)提供了更多的通信渠道和功能，如短信提醒、郵件提醒、電話提醒、移動(dòng)掌上A6等等，更可以讓相關(guān)信息在第一時(shí)間發(fā)送到。這極大地方便了園區(qū)管委會(huì)與區(qū)內(nèi)企業(yè)的溝通，更減輕了政府工作人員的服務(wù)工作量。
在極大地方便園區(qū)內(nèi)信息交換、傳遞的同時(shí)，政務(wù)協(xié)同系統(tǒng)的應(yīng)用，也為打造綠色新區(qū)做出了一定的貢獻(xiàn)。以一份文件4頁(yè)紙、發(fā)33個(gè)部門(mén)，按照2008年發(fā)送文件數(shù)為基數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。通過(guò)A6政務(wù)協(xié)同系統(tǒng)，2008年初步估計(jì)節(jié)約紙張近30萬(wàn)張！這就相當(dāng)于保護(hù)了154棵大樹(shù)！更由于協(xié)同政務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，以往僅僅為文件交換所花費(fèi)的交通費(fèi)用、人工費(fèi)用及其他相關(guān)費(fèi)用都可以節(jié)省下來(lái)，這也變相地節(jié)省了汽油等能源、更減少了二氧化碳的排放。為建設(shè)綠色新區(qū)、環(huán)保新區(qū)和可持續(xù)發(fā)展新區(qū)，起到了表率的作用。
目前，成都高新區(qū)已經(jīng)建成A6協(xié)同政務(wù)應(yīng)用范圍最廣、應(yīng)用規(guī)模最大、應(yīng)用程度最深的國(guó)內(nèi)高新區(qū)，也是國(guó)內(nèi)第一家將協(xié)同政務(wù)平臺(tái)與統(tǒng)一通信平臺(tái)整合應(yīng)用、實(shí)現(xiàn)管委會(huì)與園區(qū)企業(yè)緊密聯(lián)系、內(nèi)外協(xié)同的高新區(qū)。
