麗江大港是集鋼材貿(mào)易、鋼筋加工、倉儲(chǔ)、融資擔(dān)保、房地產(chǎn)、酒店等多元化經(jīng)營的企業(yè)，在昆明、安寧、大理、麗江及省外多地都設(shè)有分支機(jī)構(gòu)。
2005年10月1日，麗江大港貿(mào)易有限公司投資，由享譽(yù)中外的著名設(shè)計(jì)師廣州莫伯治建筑師事務(wù)所按白金五星標(biāo)準(zhǔn)精心設(shè)計(jì)，座落于麗江市主干道——香格里大道的麗江大港旺寶國際飯店試營業(yè)。飯店一期工程投入運(yùn)營客房及套房435間，房間面積超過45平方米，室內(nèi)設(shè)計(jì)雅致，設(shè)備齊全，可透過寬敞明亮的窗戶，眺望神奇雄偉的玉龍雪山，盡情享受大自然的神韻。飯店便捷的交通、舒適的環(huán)境，是商務(wù)會(huì)議或休閑旅游的最佳選擇。
實(shí)施協(xié)同辦公的背景情況
* 總部與各公司之間、飯店各部門之間實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審批，不再使用傳統(tǒng)的傳真方式或飯店常用的文員跑單方式，真正實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)約了紙張、辦公設(shè)備耗材及通訊費(fèi)用。
* 新聞、公告及通知實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上及時(shí)發(fā)布。
* 公司及部門等公用信息在電子資料庫形成共享。
一：實(shí)施協(xié)同辦公平臺(tái)目標(biāo)
統(tǒng)一辦公平臺(tái)
* 待辦事項(xiàng)提示，重要事項(xiàng)跟蹤。
* 事件處理進(jìn)度查詢。
* 工作計(jì)劃、日程安排。
工作流程管理
* 固化制度的流程，規(guī)范管理，不能跨越流程審批。
* 個(gè)人事務(wù)的流程實(shí)現(xiàn)自定義
* 所有流程圖形化，直觀方便
數(shù)字化辦公
* 實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程審批和移動(dòng)辦公
* 無紙化辦公，節(jié)約費(fèi)用。
* 建立電子檔案，知識(shí)積累與共享
互聯(lián)互通
* 通過授權(quán)管理，所屬各單位可以與公司總部在統(tǒng)一的平臺(tái)下協(xié)同辦公
* 為實(shí)現(xiàn)與集團(tuán)辦公系統(tǒng)互通提供支持平臺(tái)，滿足電子文件傳遞需求。
二：實(shí)施應(yīng)用成果
固化制度流程
* 大量辦公事務(wù)通過模板固化（包括個(gè)人常用事務(wù)），有效提高公司辦公的規(guī)范性
* 網(wǎng)絡(luò)資源、通信技術(shù)得到充分利用，大大提高了工作效率（待辦事項(xiàng)短信提醒 ，互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程辦公）
工作透明化
問題：部門工作和個(gè)人工作安排時(shí)常發(fā)生沖突，工作安排、工作進(jìn)度主要依靠口頭或書面進(jìn)行交流，容易出現(xiàn)“忙中出錯(cuò)”、“顧此失彼”的現(xiàn)象……
實(shí)施后：部門工作和個(gè)人工作安排的井井有條且工作安排、工作進(jìn)度全部信息化管理。
提高項(xiàng)目管理能力
問題：
1.以往項(xiàng)目管理注重項(xiàng)目的結(jié)果管理和指標(biāo)管理，對(duì)項(xiàng)目過程缺少監(jiān)督；
2，僅僅責(zé)任人員對(duì)項(xiàng)目情況了解全面，其他參與人員只了解自己的一部分，缺乏項(xiàng)目的大局觀；
3.責(zé)任人和責(zé)任部門協(xié)調(diào)工作量大，項(xiàng)目人員變化對(duì)項(xiàng)目影響大。
實(shí)施后：
1.所有項(xiàng)目文檔及時(shí)記錄在服務(wù)器中，相關(guān)人員可以隨時(shí)查詢；
2.新加入人員可以了解項(xiàng)目的所有信息。
統(tǒng)一的文檔管理
問題：
1.公司沒有統(tǒng)一的電子資料庫，許多資料在員工個(gè)人手中；
2.人員崗位變更、調(diào)動(dòng)頻繁，容易造成資料缺失；
3.重要資料保存在個(gè)人電腦或其他電子介質(zhì)中，容易丟失或泄密
實(shí)施后：
協(xié)同文檔管理，使公司所有文檔能夠?qū)崿F(xiàn)分類和授權(quán)管理，公司寶貴的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌虻玫椒e累和共享，為員工提供個(gè)在線學(xué)習(xí)的平臺(tái)
使用價(jià)值
* 從今年1月份開始實(shí)施后，已取締原有的傳真、電話請(qǐng)示等審批方式，各公司各部門的所有審批都已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上完成即使不在辦公室，只要具備上網(wǎng)條件，都可輕松處理工作事務(wù)。
* 實(shí)現(xiàn)公文的網(wǎng)上處理。
* 整個(gè)審批過程快速、高效，不再發(fā)生越級(jí)審批；審批意見透明。
* 審批后的資料查詢方便。
麗江大港旺寶國際飯店的實(shí)施略晚，是從今年8月份開始全面實(shí)施的。目前，飯店已部分使用了協(xié)同辦公，在付款審批、公文流轉(zhuǎn)上，徹底改變了以往文員跑單的方式。
