麥辣雞翅、新奧爾良烤雞腿堡會和協(xié)同軟件有什么關(guān)系？和大多數(shù)人一樣，記者也認(rèn)為兩者完全“風(fēng)馬牛不相及”。但當(dāng)記者走入“中國禽疫苗十強(qiáng)”乾元浩生物股份有限公司的總部時，才發(fā)現(xiàn)“世界是普遍聯(lián)系的”真理依然奏效。
揭開禽疫苗產(chǎn)業(yè)的神秘面紗
2003年以來爆發(fā)的禽流感，在2005年便已經(jīng)造成全球經(jīng)濟(jì)損失30億美元，重創(chuàng)中國經(jīng)濟(jì)870億美元。2004年7月，乾元浩生物股份有限公司以1.28億元注冊成立，擔(dān)任起了禽流感“狙擊手”的重要職責(zé)，是農(nóng)業(yè)部指定高致病性禽流感、口蹄疫、狂犬病、豬瘟、高致病性豬藍(lán)耳病疫苗的生產(chǎn)企業(yè)，是中國國內(nèi)最大的禽疫苗生產(chǎn)企業(yè)，也是國家動物防疫體系的骨干支持力量。乾元浩公司擁有具備國際先進(jìn)技術(shù)水平的四個GMP生產(chǎn)基地——南京生物藥廠、鄭州生物藥廠、保山生物藥廠和北京生物藥廠。目前可生產(chǎn)動物生物制品50余類、近200個規(guī)格，年動物疫苗產(chǎn)能300億羽（頭）份，產(chǎn)品國內(nèi)市場占有率居行業(yè)首位。
“生物制藥產(chǎn)業(yè)是一個有著嚴(yán)格監(jiān)控體系的產(chǎn)業(yè)，因為疫苗的生產(chǎn)實際上是復(fù)制病毒生產(chǎn)抗原，產(chǎn)品的質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)不僅對食品安全至關(guān)重要，也牽涉到了國家安全?！鼻乒巨k公室主任劉建興這樣向記者說到。
幾十萬枚雞蛋的質(zhì)量控制，如何實現(xiàn)？
禽流感疫苗的生產(chǎn)，是通過受精的雞蛋來實現(xiàn)的。生產(chǎn)過程涉及孵化、接種、收獲、濃縮、滅活、乳化、分裝等多道工序，“要出一個好產(chǎn)品真不容易。”以病毒接種為例，將病毒接種到孵化10-11天的雞胚中進(jìn)行培養(yǎng)，在15天的時候收獲抗原。但是在接種前必須對數(shù)十萬枚雞胚的活性進(jìn)行篩查，挑出壞死的和異常的雞胚，禁止進(jìn)入下面的環(huán)節(jié)，否則在接種和收獲過程中可能對整批產(chǎn)品造成污染，影響疫苗質(zhì)量。
客觀上來說，雞蛋出現(xiàn)壞胚，是人為無法控制的。所以乾元浩公司的領(lǐng)導(dǎo)，高瞻遠(yuǎn)矚，提出營造先進(jìn)的企業(yè)文化，創(chuàng)造和諧的文化氛圍，以文化來指明方向，指導(dǎo)員工的行為。這樣就盡量減少了在生產(chǎn)的每個環(huán)節(jié)中個人負(fù)面情緒因素對產(chǎn)品質(zhì)量的影響。而文化的形成需要良好的溝通，溝通效率的提高，又決定了制度優(yōu)化的成效。協(xié)同OA中的論壇功能和公文功能是乾元浩公司看好它的最初因素。
傳統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)：“人情時間”損耗大，壓文丟文難杜絕
在沒有使用OA協(xié)同系統(tǒng)之前，乾元浩公司內(nèi)部成員之間的溝通，基本上是通過傳統(tǒng)方式來實現(xiàn)。分支機(jī)構(gòu)和總部之間通過電話口頭溝通，或以傳真、電子郵件、快遞的形式傳送公文。這就存在兩個主要的不便之處，流轉(zhuǎn)效率較低且成本高。
“我們公司每年收外來文平均有200個，但隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，今年上半年就收了150個，分支機(jī)構(gòu)請示批復(fù)的文大概是400個，發(fā)給分支機(jī)構(gòu)的文100個左右。其實總量也就700個，數(shù)量上不算特別多，但其中牽涉的精力不少。比如，我們傳統(tǒng)處理的流程不加折扣的正常流轉(zhuǎn)，情況是：前臺收到傳真后，上下午各送兩次，比如上午是9:30/11:30送。這個時候從收到公文到送到辦公室主任填寫擬辦意見，可能就有半個小時到一個小時的時間損耗；而接下秘書再去找相關(guān)人。相關(guān)人如果忙的話，秘書還不好意思打擾他，只能說放在那里待會去取。這樣，如果一個文件不是急件（需要立刻處理）的，所有環(huán)節(jié)的人都在的情況下，至少需要4個小時才能處理完。這個是效率問題，還有一個就是壓文和丟文的情況，也是存在的?！?劉建興主任坦言，當(dāng)時想解決這個問題的時候，并不了解協(xié)同，只是想到了OA軟件。但經(jīng)過了解，發(fā)現(xiàn)“協(xié)同”比“OA”的功能更強(qiáng)大，于是在多家選擇比較之下，最終使用了用友致遠(yuǎn)的A6協(xié)同辦公系統(tǒng)。
協(xié)同OA：公文流轉(zhuǎn)一年省下6萬元11萬分鐘
“現(xiàn)在，我們計算過，一個非急件的公文流轉(zhuǎn)，原來需要4個小時，現(xiàn)在是80分鐘完成?！眲⒔ㄅd主任在記者的追問下，說出了前后對比的一組詳細(xì)數(shù)字。
記者為乾元浩公司使用協(xié)同OA算了兩筆賬。從時間上來說，一個公文原來是4個小時240分鐘，現(xiàn)在是80分鐘，則節(jié)約了160分鐘/公文，一年700個公文就節(jié)約了112000分鐘。
從經(jīng)濟(jì)上來說，如果按照平均每個人時30元的薪資來計算，則節(jié)約了56000元/年。再加上內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)通過協(xié)同OA傳輸， 大大降低了流轉(zhuǎn)成本，按照一個公文10元的傳送費(fèi)用計算，一年700件，就可以節(jié)約下來7000元。這樣就可累計省下約63000元/年。
協(xié)同推行中的故事：三大戰(zhàn)役奠定勝利基礎(chǔ)
協(xié)同是組織的信息變革。從本性來說，人都是比較抗拒變革的。那么乾元浩公司又用了什么方法在內(nèi)部使員工認(rèn)同協(xié)同辦公系統(tǒng)呢？劉建興主任給我們講述了協(xié)同推行中的“三大戰(zhàn)役”。
第一，一把手戰(zhàn)役。盡管在協(xié)同上馬之前，辦公室楊耀天就已經(jīng)多次調(diào)查了公司內(nèi)部各個單位的情況，但真正要引起重視，還是要請“領(lǐng)導(dǎo)”做協(xié)同OA的形象代言人。請好代言后，辦公室3個月內(nèi)連續(xù)組織了十二次視頻會議，專人講課，自己編寫PPT就有幾十個，甚至還下到工廠去親自講授答疑。但最重要的是，每次視頻培訓(xùn)，都請領(lǐng)導(dǎo)出來講話，由于老總的號召力強(qiáng)，大家也就重視起來，推行進(jìn)展很快。
第二，榜樣戰(zhàn)役。剛推行協(xié)同OA的時候，有位公司高管仍然在用電子郵件傳遞公文，并且還打電話過來問收到?jīng)]有。辦公室就因勢利導(dǎo)，不僅明示協(xié)同是唯一通道，而且演示了協(xié)同后可以省去確認(rèn)的麻煩。老總通過“加小灶”培訓(xùn)后，這才發(fā)現(xiàn)協(xié)同真的是個好東西，于是，辦公室就以此寫了個案例全員傳播，收效巨大。
第三，種子用戶戰(zhàn)役。乾元浩公司信息化應(yīng)用水平參差不齊，特別是某些分支機(jī)構(gòu)，可能賬號還沒有做到全員覆蓋。但辦公室非常珍惜這些有機(jī)會能夠上網(wǎng)的同事，做到只要他們上了協(xié)同，協(xié)同上就有新東西，進(jìn)而幫助他們完成工作，讓大家感覺到不錯。這樣，在種子用戶的傳播下，日后的全員推廣也就順?biāo)浦哿恕?
辦公室的新嘗試：用協(xié)同梳理流程
在與辦公室主任劉建興和員工的交談當(dāng)中，記者體會到，乾元浩公司“美好生活從點滴開始”這一企業(yè)核心理念和 “用心做事、立即行動、開心工作”的工作作風(fēng)，已經(jīng)在他們身上留下了深深的印記。劉主任透露，辦公室接下來的工作是用用友致遠(yuǎn)的協(xié)同平臺做流程梳理，理清哪些環(huán)節(jié)是必要、合理、高效的，用信息控制來加強(qiáng)管理，將進(jìn)一步提升乾元浩公司的軟實力。
在禽流感爆發(fā)時，麥當(dāng)勞總部聽說越南尚無足夠的財力來檢測禽流感病毒后，就幫助集資了數(shù)十萬美元用于越南家禽的禽流感疫苗接種。而就在09年5月，乾元浩生物股份有限公司鄭州生物藥廠生產(chǎn)的30噸禽流感（H5N1）滅活疫苗輸往越南。 誰又能說，麥辣雞翅、新奧爾良烤雞腿堡會和乾元浩公司的協(xié)同應(yīng)用毫不相關(guān)呢？
