三亞城投：借助協(xié)同系統(tǒng)搭建完整合同管理模塊

三亞城市投資建設有限公司（以下簡稱三亞城投）成立于2004年7月，是三亞市人民政府直屬的國有企業(yè)。

三亞城投以“政府引導、市場機制、企業(yè)運作”為指導思想，圍繞市委市政府的戰(zhàn)略部署，認真履行基礎設施融資平臺和重大項目融資、投資、建設和管理職能，積極推進三亞城市化建設與發(fā)展。

三亞城投合同管理痛點

1、合同審批、辦理周期長，效率低，涉及部門多，過程復雜，不易管控；

2、合同各環(huán)節(jié)缺少關(guān)聯(lián)，查找數(shù)據(jù)費時費力；

3、沒有合同檔案庫，合同資料分散，查找使用不方便；

4、與合同有關(guān)的項目信息、供應商信息沒有系統(tǒng)管理；

5、合同付款數(shù)據(jù)匯總、分析不便，領導無法及時掌握付款臺賬信息，影響決策；

6、缺少門戶集中呈現(xiàn)合同管理的狀態(tài)和全貌。

三亞城投借助協(xié)同系統(tǒng)搭建完整合同管理應用模塊

包括：基礎信息、合同準備、合同訂立、合同執(zhí)行、合同付款臺賬、數(shù)據(jù)查詢/統(tǒng)計6大功能模塊，22個功能項，12個表單，以及1個門戶空間，1個功能菜單。

1、合同準備

新項目下達后，首先由承建單位建立項目信息。

同時建立相應的供應商、概算批復、財評批復信息，為開始合同管理做好準備。

2、合同訂立

合同訂立填寫合同立項報審表進行合同立項報審，工程項目類合同，直接關(guān)聯(lián)項目庫的信息。

合同立項報審通過后進行合同會簽審批，合同會簽審批表可直接關(guān)聯(lián)立項文件，自動帶出項目信息。

會簽審批完畢，自動生成合同信息表，包括基礎信息 + 付款信息 + 變更信息詳細記錄合同的內(nèi)容及執(zhí)行結(jié)果。

3、合同執(zhí)行

合同執(zhí)行過程中如遇合同變更，需填寫合同變更審批表，變更審批完畢，變更記錄自動寫入合同信息表，查看合同的時候隨時可關(guān)聯(lián)查看變更記錄，一步到位。

合同執(zhí)行付款階段時，付款申請單關(guān)聯(lián)合同，自動帶出項目合同金額、已付金額、已支付比例、已付次數(shù)等信息，減少人工操作，確保數(shù)據(jù)準確。

付款審批完畢，付款記錄自動寫入合同信息表，同時自動更新付款臺賬表，實現(xiàn)雙邊同步，快捷方便，再也不怕數(shù)據(jù)不一致了。

4、合同付款臺賬

?分類建立“工程類”和“非工程類”合同付款臺賬。

?工程類付款臺賬表隨項目信息建立，只要新項目信息表建立，相應的付款臺賬表就會自動生成，減少人工操作。

?每個付款臺賬表包含多個合同單位的多條付款明細，數(shù)據(jù)隨付款審批表自動同步更新。

6、統(tǒng)一合同管理展示門戶

合同管理為三亞城投帶來的管理價值

1、通過合同管理，將原先分散的立項、會簽、付款等工作內(nèi)容，形成了一個有機的整體，并且擴大了合同管理范疇，實現(xiàn)了項目信息、供應商信息、付款臺賬、合同文檔庫、等多種內(nèi)容的管理。

2、在項目實施過程中，對合同管理的流程和單據(jù)內(nèi)容進行了大量優(yōu)化調(diào)整，確保制度落地有效執(zhí)行，減少無效工作，讓系統(tǒng)更加好用、易用。

3、V6.0新版本強大的功能，使得很多業(yè)務的流轉(zhuǎn)、數(shù)據(jù)的生成、匯總實現(xiàn)了自動化，減少人工操作，提高工作效率，同時確保數(shù)據(jù)準確。同時移動端也可以進行業(yè)務管理，更加便捷。

4、統(tǒng)一的合同管理門戶，多種樣式的數(shù)據(jù)報表，為公司領導和工作人員提供了快捷高效、清晰直觀的管理操作入口。公司領導可以及時掌握合同進展及付款情況，有效支撐領導制定決策。

未來規(guī)劃

1、打通協(xié)同管理系統(tǒng)與NC業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)合同付款后直接生成NC系統(tǒng)憑證，讓業(yè)務處理更加自動化，一步到位，減少工作量。

2、建立合同應付計劃管理，實現(xiàn)自主安排應付計劃、應付到期自動提醒。

3、建立供應商管理模塊，實現(xiàn)對供應商進行入庫審核，后續(xù)也可定期考核評價。

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