北京美馳建筑材料有限責(zé)任公司（以下簡稱“美馳門窗”）創(chuàng)立于1996年，專業(yè)生產(chǎn)純木、鋁、塑、鋁木復(fù)合四大材質(zhì)的高檔門窗，產(chǎn)品廣泛應(yīng)用于各類建筑，在諸如中南海、人民大會堂、美國駐華使館等重要建筑和全國各地三十多個高檔住宅工程項目以及幾萬戶家庭中使用，在中國地產(chǎn)界譽(yù)為“豪宅的標(biāo)志性配置”。享譽(yù)中國的門窗裝飾工程企業(yè)，他們的協(xié)同之路，能帶給我們什么樣的啟發(fā)呢？
拉弓射箭與企業(yè)發(fā)展
拉弓射箭，如何讓箭射的又快又遠(yuǎn)且有力度？
答案很簡單，拉滿弓且要讓弓和弦有足夠的張力。但從另一個角度考慮，一張拉得越緊的弓，由于其張力大，張力大就使其射出的箭更有力也更遠(yuǎn)，但同時，張力大也提高了弓弦對抗自身張力的要求，如其不具備對抗自身張力的能力，其結(jié)果就是弓斷弦折。
一個處在快速發(fā)展階段的企業(yè)，有如拉弓射箭，企業(yè)發(fā)展的越快，好似箭射的越快越遠(yuǎn)，若要企業(yè)長久發(fā)展，做成百年老店，企業(yè)快速發(fā)展中必須要考慮自身的張力。處于快速發(fā)展的企業(yè)，最顯著特征就是快速擴(kuò)張，既包括業(yè)務(wù)上——業(yè)務(wù)經(jīng)營地域或業(yè)務(wù)范圍——的快速擴(kuò)張，也包括組織規(guī)?！藛T和部門——的擴(kuò)張。
這就好有一比，企業(yè)業(yè)務(wù)就是承載弓弦的弓，是企業(yè)發(fā)展、擴(kuò)張的核心要素，業(yè)務(wù)要夠硬，不然有再好的管理，也無法承載企業(yè)的快速發(fā)展所需的張力；與之相反，弓弦的選擇則是要有足夠的張力，就像是企業(yè)中的組織管理，要在硬性與靈活性中取得平衡，管理要適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，要能夠拉的開。弓與弦配合的好，就是業(yè)務(wù)管理與組織管理相得益彰。企業(yè)順利快速發(fā)展，正是做到了弓——業(yè)務(wù)擴(kuò)張和弦——組織擴(kuò)張的和諧，也就是弓硬弦張。
位于北京順義的美馳建筑材料有限責(zé)任公司正是處于快速發(fā)展期的成功企業(yè)的代表。
發(fā)展管理需要
目前，美馳已經(jīng)成為國內(nèi)高端門窗市場的領(lǐng)軍品牌。經(jīng)過10余年的發(fā)展，特別是近兩三年的快速發(fā)展，美馳已經(jīng)逐漸形成了其戰(zhàn)略布局。據(jù)了解，美馳將在上海、重慶、廣州、天津等地設(shè)立分公司，并已經(jīng)在上海建立了一期的生產(chǎn)基地，未來還要擴(kuò)建上海生產(chǎn)基地，并在廣州設(shè)立新生產(chǎn)基地。在銷售模式中，美馳采取“工程+零售”兩條腿走路的方式，一方面美馳擁有一只專業(yè)的隊伍做工程項目的銷售，另外，還有代理商以及在全國各地裝飾城等地設(shè)立形象店做零售工作。銷售模式以及公司生產(chǎn)基地的擴(kuò)張，這就決定了美馳有大量的人員是分布在各地的，之間的溝通已經(jīng)成為了美馳最為頭疼的問題之一。特別是處在銷售一線、直接面對消費者面對客戶的人員，他們掌握著大量第一手的信息，卻很難傳達(dá)給其領(lǐng)導(dǎo)和其他同事分享。第二，企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，企業(yè)管理中的需要審批的環(huán)節(jié)也越來越多，原先紙質(zhì)單據(jù)的審批模式逐漸地不適應(yīng)美馳現(xiàn)在的發(fā)展需要，紙質(zhì)審批模式的時效性無法滿足企業(yè)發(fā)展的需要，而且大量的單據(jù)也讓相關(guān)人員工作異常繁重。第三，機(jī)構(gòu)規(guī)模的擴(kuò)張，分支機(jī)構(gòu)的增多，項目的增加，使得各分支結(jié)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)以及各項目經(jīng)理要與總部保持密切的聯(lián)系，由于闡述方式、理解角度以及傳達(dá)側(cè)重點不同等原因，郵件、電話等傳統(tǒng)方式并不能將信息原原本本的傳遞出去，這在一定程度上影響了美馳銷售政策的制定與執(zhí)行。為此，美馳需要一套能夠解決其異地管理、內(nèi)部溝通、工作審批三大問題的軟件系統(tǒng)，同時這套系統(tǒng)還需要簡單易用，并符合美馳現(xiàn)有管理模式。為此，美馳認(rèn)為通過一套OA軟件，可以解決它目前管理上的需要。
美馳OA辦公系統(tǒng)的選用是由公司總裁辦推動的，經(jīng)過對市場上多家廠商產(chǎn)品對比之后，最終選擇了致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)A6協(xié)同管理軟件作為其OA辦公平臺。據(jù)介紹，美馳從有上OA系統(tǒng)的想法，到選擇、實施、上線，只花了三個月的時間，這也從另一個方面說明了其對OA產(chǎn)品的迫切需求。
協(xié)同助美馳弓硬弦張
美馳經(jīng)營的擴(kuò)張，在業(yè)務(wù)上，由于其產(chǎn)品已經(jīng)是國內(nèi)裝飾建材的門窗行業(yè)中的頂級產(chǎn)品與頂級品牌，因此美馳的在業(yè)務(wù)上的擴(kuò)張更多地表現(xiàn)為經(jīng)營地域的擴(kuò)張，從以北京為核心，擴(kuò)展到以北京、上海、廣州三地為核心生產(chǎn)基地，并在全國多個城市建設(shè)分公司進(jìn)行銷售。相應(yīng)地，組織規(guī)模的擴(kuò)張，表現(xiàn)為在各地銷售系統(tǒng)人員的增加以及設(shè)置相應(yīng)的管理運營機(jī)構(gòu)所帶來的人員和部門的擴(kuò)張。
企業(yè)不斷發(fā)展的核心就是產(chǎn)品能夠順利將產(chǎn)品銷售出去。美馳銷售以工程項目部門為主，還有分布各地分公司以及各裝飾城的零售店、代理商，他們分散在全國的各個地方。美馳在管理當(dāng)中，要求每單的合同必須通過總部的審批，這其中商務(wù)的細(xì)節(jié)、技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)，由于不同的地域、不同的項目以及競爭環(huán)境的不同，而有各自的特點和策略，因此，每一個合同需要經(jīng)過多次的反復(fù)震蕩才能最后的確認(rèn)。這在沒有采用A6之前，美馳主要采用電話溝通，并最后派人員出差來北京簽字審批的方式進(jìn)行。其他的一些費用的審批以及其他管理事項，也是采取派人來北京出差統(tǒng)一簽字的方式處理。若出現(xiàn)問題，則需要拿回去重新整理再來簽字。這樣耽誤了很多時間，也很麻煩，往來的出差費用，也給美馳造成了一定的成本壓力。采用致遠(yuǎn)A6后，各種合同通過協(xié)同發(fā)給相應(yīng)的管理人員審批，每個審批人可以在協(xié)同的回復(fù)中就合同中的問題提出自己的意見，流程中的每一個人人都可以見到流程上的審批意見，形成了全部審批意見的公開化、完整化、有效地實現(xiàn)了信息對稱。更重要的是，在這其中，省卻了大量的電話溝通，避免了信息在經(jīng)過多次傳遞后可能產(chǎn)生的走形，確保了最終合同的正確性與完備性，有效地降低了溝通成本，同時還提高了審批執(zhí)行效率。
費用報銷審批單
基于B/S架構(gòu)的A6協(xié)同辦公系統(tǒng)一個好處就是，主要有互聯(lián)網(wǎng)的地方，只要有IE（Internet Explorer）瀏覽器，就可以登錄其中，甚至在網(wǎng)吧都可以進(jìn)行登錄。這對于美馳來說極為重要。根據(jù)美馳內(nèi)部管理規(guī)定，許多財務(wù)、報銷、合同的審批都需要公司總裁最后審批才可以生效，但由于美馳總裁常駐國外而不在公司，之前的管理審批方式是把需要總裁審批的文件、合同等打包郵寄到加拿大，一來一往需要耗費很長時間，無形中延緩了企業(yè)的運作效率，且郵寄的方式也不是很安全。這就形成了無法及時審批，合同無法及時生效、財務(wù)無法及時支付等問題。而通過采用A6協(xié)同，各種財務(wù)、合同等的審批都通過互聯(lián)網(wǎng)及時傳遞到總裁的協(xié)同辦公桌面，即使總裁身處加拿大，也可以通過點點鼠標(biāo)來實現(xiàn)審批，大大提高了美馳運作效率，大大提高了企業(yè)應(yīng)對反應(yīng)速度。
通過A6協(xié)同的應(yīng)用，美馳很好地解決了企業(yè)異地管理、內(nèi)部溝通、工作審批這三大問題，對美馳的企業(yè)管理來說，“雖然協(xié)同軟件很小，但這是一個從無到有的過程，在管理上，是一個從量變到質(zhì)變的過程，是一個跨越。從企業(yè)內(nèi)部文件交換的混亂，溝通的不暢，效率低下，這些問題都得到了很好地解決”，有效地提高了美馳企業(yè)的管理效率，正如弓與弦，讓本已經(jīng)很有抗力的弓（業(yè)務(wù)即產(chǎn)品的優(yōu)勢）加上了一條更有張力的弦，使得美馳企業(yè)在管理上真正實現(xiàn)了弓硬弦張的完美組合，助其如離弦之箭，飛的又快又遠(yuǎn)，在國內(nèi)建材門窗行業(yè)獲得更多份額。
