3月14日晚21：30分，位于寶安區(qū)桃花源科技創(chuàng)新園主樓的辦公區(qū)的深圳邦健市場部辦公區(qū)仍然燈火通明。
“整個市場部的人員同時在為三天后的上海醫(yī)療設(shè)備采購招標(biāo)會和四川的招標(biāo)會在做準(zhǔn)備，但這兩個地方的招投標(biāo)樣機(jī)評審居然過了8天還沒個結(jié)果，總經(jīng)理和下面的銷售辦事處的人火燒火燎，但相關(guān)部門都有理由，弄的總經(jīng)理最后不知道這個板子該打到誰身上。在招投標(biāo)高峰的時期，公司市場部平均一天要為2~3個招投標(biāo)會制作標(biāo)書，人手根本不夠，要從其他部門緊急調(diào)派人手，這樣做出來的標(biāo)書質(zhì)量卻參差不齊，嚴(yán)重影響了公司招投標(biāo)工作的進(jìn)行……”深圳邦健電子有限公司辦公室劉新平主任一提到招投標(biāo)就感到頭疼。
招投標(biāo)是邦健電子這類醫(yī)療器械廠商生存發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一，每一單的成敗與企業(yè)內(nèi)部招投標(biāo)管理的好壞有很大關(guān)系。如何改進(jìn)企業(yè)招投標(biāo)管理機(jī)制，成為企業(yè)間競爭的重要環(huán)節(jié)。面對激烈的市場競爭，建立科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理體系，成為深圳邦健當(dāng)務(wù)之急。
為此，經(jīng)過慎重選型，深圳邦健最終選定致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)協(xié)同管理軟件，全面提升公司招投標(biāo)和異地營銷部門的管理水平，并輔以企業(yè)管理的流程再造，不斷提高企業(yè)的整體競爭力，為打造強(qiáng)勢民族醫(yī)療器械品牌，進(jìn)一步拓展國際市場奠定了更加堅實的基礎(chǔ)。
一.企業(yè)簡介
深圳市邦健電子有限公司（以下簡稱邦健電子）成立于1996年7月，是深圳市政府認(rèn)定的唯一數(shù)字式心電圖機(jī)產(chǎn)業(yè)化示范基地、高新技術(shù)企業(yè)。邦健電子的主要產(chǎn)品包括心電圖機(jī)系列、胎兒監(jiān)護(hù)儀系列、多參數(shù)監(jiān)護(hù)儀系列、B超診斷儀系列以及其他醫(yī)學(xué)產(chǎn)品。經(jīng)過10余年發(fā)展，公司曾先后多次榮獲國家重點新產(chǎn)品獎、廣東省重大科技成果獎、廣東省優(yōu)秀新產(chǎn)品獎等榮譽(yù)，并在全國建立2000多家經(jīng)銷商的營銷網(wǎng)絡(luò)，取得自營進(jìn)出口權(quán)，產(chǎn)品40%遠(yuǎn)銷歐洲、美洲、亞洲、非洲等五十多個國家和地區(qū)。同時，邦健電子獲得了德國TUV質(zhì)量管理體系認(rèn)證、中國CMD質(zhì)量管理體系認(rèn)證、歐盟產(chǎn)品安全CE認(rèn)證、中國國家強(qiáng)制性3C認(rèn)證。
二.管理難點
深圳邦健電子為提升企業(yè)管理水平，選擇致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)A6協(xié)同主要解決以下難題：
公司營銷辦公、生產(chǎn)在不同地方，且營銷機(jī)構(gòu)龐大，導(dǎo)致內(nèi)部上傳下達(dá)速度較慢，異地管理難，辦公效率較低；
通知公告發(fā)布、信息發(fā)送普遍使用紙質(zhì)文檔，不具備跟蹤、監(jiān)控能力，浪費(fèi)比較嚴(yán)重；
內(nèi)部溝通困難，經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象；
流程環(huán)節(jié)不固定，流程管理有待優(yōu)化；
知識管理沒有起步，知識沉淀匱乏；
領(lǐng)導(dǎo)掌握部門工作情況相對滯后，尤其對事項過程控制力度較弱；
三.關(guān)鍵價值
通過A6協(xié)同，將為邦健電子構(gòu)建一套統(tǒng)一、高效、規(guī)范化的辦公平臺，實現(xiàn)其提高溝通效率，降低辦公成本，提高招投標(biāo)項目管理水平、優(yōu)化管理流程，實現(xiàn)異地營銷機(jī)構(gòu)管理以及知識沉淀、提升邦健信息化管理水平等諸多需求。
1、招投標(biāo)管理——規(guī)范、透明、高效
醫(yī)療企業(yè)招投標(biāo)項目是深圳邦健一個重要的銷售手段，因此，邦健公司全體營銷序列人員對此項工作極為看重，各種招投標(biāo)工作的標(biāo)書制作工作由市場部承擔(dān)。
在2007年，邦健電子在全國一共參加了600多次招投標(biāo)，平均每天需要完成1~2個標(biāo)書。但在A6上線之前，邦健公司需要同時應(yīng)對全國各地不同地方的招投標(biāo)工作，導(dǎo)致其對招投標(biāo)客戶信息反應(yīng)遲鈍，且樣機(jī)評審部門扯皮情況較多。遇到招投標(biāo)的高峰，全公司需要從其它部門抽調(diào)人手，支援市場部，由于抽調(diào)人手素質(zhì)不一，造成標(biāo)書制作質(zhì)量參差不齊，嚴(yán)重影響招投標(biāo)工作正常進(jìn)行。
而通過應(yīng)用A6協(xié)同，邦健公司首先根據(jù)市場的需要，重新修訂了《招投標(biāo)項目管理制度》，同時利用A6的項目管理和文檔管理功能，有效地實現(xiàn)邦健電子招投標(biāo)項目的科學(xué)管理。
由此，邦健電子對于市級招投標(biāo)項目，各地辦事處在A6中建立“XX地區(qū)招投標(biāo)項目”，將該地區(qū)招投標(biāo)項目統(tǒng)一管理，對于招投標(biāo)過程遇到的問題可及時通過A6反饋到總部，利用招投標(biāo)文檔系統(tǒng)模板和電子簽章軟件，辦事處在當(dāng)?shù)赝瓿蓸?biāo)書的評審和制作，而不需要由市場部統(tǒng)一制作、蓋章后發(fā)回環(huán)節(jié)，節(jié)省了大量運(yùn)費(fèi)和時間，也讓邦健電子的市場反應(yīng)能力大大提高。通過此一方式，邦健電子各地可以及時反映當(dāng)?shù)卣型稑?biāo)市場的變化，同時采用并發(fā)處理的樣機(jī)評審機(jī)制，將原來的2-3天的制作周期，變?yōu)楝F(xiàn)在的8個小時。同時，電子流轉(zhuǎn)的方式，也大大節(jié)省了紙張和打印耗材等辦公經(jīng)費(fèi)。
2、辦事處管理——異地管理更輕松
邦健電子在全國30個省份都有營銷機(jī)構(gòu)，且企業(yè)經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)擁有超過2000家經(jīng)銷商的營銷網(wǎng)絡(luò)。如何管理這么龐大的一支隊伍，如何對身處異地的營銷人員進(jìn)行管理、掌握其工作狀況，也是令邦健電子總部領(lǐng)導(dǎo)頗為頭疼的難題。
為此，邦健電子要求其國內(nèi)營銷中心的所有人員，在每周一之前必須將上周工作總結(jié)和下周工作計劃上報國內(nèi)營銷中心銷售管理部，但全國30個辦事處，在每周一就要傳回50~60份傳真件，最多的時候每周一有100多份各類總結(jié)計劃傳回總部。不僅費(fèi)用高（初步統(tǒng)計，2005~2007公司前臺傳真費(fèi)用平均24萬/年，含辦事處主任傳真費(fèi)用），而且紙質(zhì)材料易丟失、難管理，格式不統(tǒng)一不規(guī)范，領(lǐng)導(dǎo)批示掌控不方便。
而基于互聯(lián)網(wǎng)A6協(xié)同，打破了時空限制。之前低效率的電話、傳真等傳統(tǒng)紙質(zhì)審批方式已經(jīng)為A6協(xié)同“表單+流程”的協(xié)同方式取代，無論辦事處主任或者總部領(lǐng)導(dǎo)身在何處、何時，只要登錄到協(xié)同系統(tǒng)，需要處理、跟蹤、查找的事項了然于胸。原來需要1-2天處理的事項縮短至最快只需5分鐘便能得以解決！
現(xiàn)在，各地辦事處主任即使出差在外，也不需要到處找傳真機(jī)，只須通過網(wǎng)絡(luò)登錄到A6當(dāng)中，填寫國內(nèi)營銷中心銷售管理部統(tǒng)一規(guī)范的周工作報告模板，再也不會出現(xiàn)到處找傳真機(jī)、以及傳真機(jī)“瘋狂”吐紙的場面。而且在不知不覺中實現(xiàn)了原先很難要求的規(guī)范統(tǒng)一填寫，總部領(lǐng)導(dǎo)要了解的關(guān)鍵信息一個也不會被漏掉，掌控更輕松、批示更快捷。
四.應(yīng)用感受
公司成立以來，各個方面的制度也算比較健全，但是執(zhí)行力是困擾我的一個大問題，每個季度績效考核的板子打出去，很多又不得不收回來。現(xiàn)在通過協(xié)同軟件的上馬和流程再造，重新修訂行政管理體系和質(zhì)量管理體系，綁定表單+流程，表單不僅僅反映審批情況，而且要求信息部將表單的執(zhí)行情況制作上去，我可以根據(jù)表單的執(zhí)行情況打板子，非常準(zhǔn)確。還有，A6協(xié)同辦公平臺也是我了解公司情況的重要平臺……
——深圳邦健電子總經(jīng)理
以前市級招投標(biāo)由公司市場部負(fù)責(zé)，每次招投標(biāo)像打仗一樣，每天至少十幾個電話，什么自投、參數(shù)、價格，客戶那里一有風(fēng)吹草動，必須馬上電話聯(lián)系，聯(lián)系之后又深怕忘記，標(biāo)書制作好以后，又擔(dān)心物流公司丟失標(biāo)書，影響招投標(biāo)，電話費(fèi)每個月高居不下，生怕竹籃子打水一場空?，F(xiàn)在每個辦事處公司配置了筆記本電腦，插上網(wǎng)線，登陸協(xié)同軟件，所有事情均可以一鍵搞掂，原來需要三五天處理的事情，現(xiàn)在幾分鐘就完成啦，非常方便快捷，今年的銷售任務(wù)心里也更加有譜……
