資產(chǎn)檔案管理是實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理的核心基礎(chǔ)，只有建立了完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，企業(yè)的資產(chǎn)管理工作才能順利有序的進(jìn)行。資產(chǎn)檔案主要用來對(duì)資產(chǎn)的基本信息進(jìn)行登記，在資產(chǎn)的采購入庫或者集團(tuán)調(diào)撥、采購直接發(fā)放等情況下都需要建立設(shè)備卡片對(duì)設(shè)備的使用狀況進(jìn)行跟蹤，同時(shí)設(shè)備卡片的附卡記錄了設(shè)備的全生命周期信息，如：領(lǐng)用，調(diào)撥、租賃記錄等。

資產(chǎn)信息管理是對(duì)該資產(chǎn)進(jìn)行全生命周期的信息記錄，包括其基本信息、使用狀態(tài)、變更記錄、維保記錄、資產(chǎn)照片等信息均可記錄在案。管理人員在需要的時(shí)候，只需打開該表，即可一目了然的看到該資產(chǎn)的所有信息。

該資產(chǎn)的每次申請(qǐng)領(lǐng)用記錄、維保記錄等均可自動(dòng)記錄到該表中，避免人工錄入時(shí)容易產(chǎn)生的遺忘、錯(cuò)誤等情況發(fā)生。確保資產(chǎn)信息準(zhǔn)確、完備。

資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)記錄是對(duì)實(shí)物資產(chǎn)管理的重要功能。當(dāng)組織人員需要申請(qǐng)某一資產(chǎn)時(shí)，必須按照組織規(guī)定發(fā)起相應(yīng)的流程，說明領(lǐng)用資產(chǎn)的原因、使用人員、領(lǐng)用的資產(chǎn)類型及名稱等。報(bào)由相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，發(fā)起人方可領(lǐng)用。

員工列出所需的資產(chǎn)申請(qǐng)領(lǐng)用（可自領(lǐng)和代領(lǐng)），資產(chǎn)管理員從資產(chǎn)庫中選擇相應(yīng)的閑置資產(chǎn)，填寫領(lǐng)用部門和領(lǐng)用人，審批完成后辦理領(lǐng)用并記錄，之后系統(tǒng)自動(dòng)存儲(chǔ)相關(guān)信息到資產(chǎn)檔案的"資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄"中并生成《資產(chǎn)標(biāo)簽打印單》推送到資產(chǎn)管理員的待辦事項(xiàng)中（直接打開后打?。?

當(dāng)員工發(fā)起資產(chǎn)申請(qǐng)流程后，如果組織內(nèi)部沒有對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)可供領(lǐng)用，則可設(shè)計(jì)由系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)或人工發(fā)起《固定資產(chǎn)申購表》。員工可以根據(jù)工作需要申請(qǐng)購買資產(chǎn)，其所在部門審批后由資產(chǎn)管理部門（如行政部、辦公室等）查看所需資產(chǎn)的庫存情況，然后做出部分或全部新購與調(diào)配調(diào)撥的意見。有調(diào)配調(diào)撥時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成調(diào)配調(diào)撥的流程并推送到申請(qǐng)人的待辦事項(xiàng)中（申購單自動(dòng)嵌入）。有新購時(shí)，由采購部門進(jìn)行詢價(jià)與采購，完成后由資產(chǎn)管理員進(jìn)行入庫操作，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成多個(gè)資產(chǎn)信息錄入流程并復(fù)制新購資產(chǎn)的相關(guān)信息（名稱、型號(hào)規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量等）到《資產(chǎn)信息錄入單》，由資產(chǎn)管理員填寫以入庫。

資產(chǎn)管理員填寫資產(chǎn)的相關(guān)信息，分資產(chǎn)個(gè)體（單種資產(chǎn)可存在多個(gè)個(gè)體）錄入，系統(tǒng)自動(dòng)生成各個(gè)資產(chǎn)個(gè)體的編號(hào)和ID編碼，并保存到資產(chǎn)檔案信息中（未領(lǐng)用前資產(chǎn)狀態(tài)為"閑置"）。

資產(chǎn)調(diào)配調(diào)撥由資產(chǎn)管理部門處理，審批完成后，由資產(chǎn)管理員填寫調(diào)配調(diào)撥后的現(xiàn)使用部門、現(xiàn)責(zé)任人和交割記錄等信息，完成后系統(tǒng)自動(dòng)更新該資產(chǎn)個(gè)體在"資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄"中的使用部門、責(zé)任人等信息，調(diào)配調(diào)撥情況將存儲(chǔ)到資產(chǎn)檔案的"資產(chǎn)信息變更記錄"中。

固定資產(chǎn)未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不可以調(diào)拔；

資產(chǎn)的調(diào)撥，必須通過調(diào)撥流程，主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后才可以完成。

員工可以根據(jù)資產(chǎn)的狀況說明原因和上傳照片后申請(qǐng)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行維修或保養(yǎng)，其所在部門審批后由資產(chǎn)管理部門查驗(yàn)資產(chǎn)有無人為損壞并厘清責(zé)任，若因員工人為損壞導(dǎo)致維修則由資產(chǎn)管理部門注明需要員工承擔(dān)的費(fèi)用。審批完成資產(chǎn)維保后，資產(chǎn)管理部門記錄維保的具體日期與情況，填寫無法維修需要報(bào)廢報(bào)損的資產(chǎn)數(shù)量，完成后系統(tǒng)自動(dòng)將維修保養(yǎng)信息存檔到資產(chǎn)檔案的"資產(chǎn)信息變更記錄"中。若存在報(bào)廢報(bào)損的情況，則系統(tǒng)自動(dòng)生成資產(chǎn)報(bào)廢報(bào)損流程并推送到資產(chǎn)管理人員的待辦事項(xiàng)中。

員工可以根據(jù)資產(chǎn)的狀況說明原因和上傳照片后申請(qǐng)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢報(bào)損，其所在部門審批后由資產(chǎn)管理部門查驗(yàn)資產(chǎn)有無人為損壞并厘清責(zé)任，若因員工人為損壞導(dǎo)致則由資產(chǎn)管理部門注明需要員工承擔(dān)的賠償。審批完成后資產(chǎn)管理部門處置資產(chǎn)，記錄處置的具體日期、回收殘值等情況，完成后系統(tǒng)自動(dòng)更新該資產(chǎn)個(gè)體在"資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄"中的相關(guān)信息并將報(bào)廢報(bào)損信息存儲(chǔ)到資產(chǎn)檔案的"資產(chǎn)信息變更記錄"中。

系統(tǒng)為用戶提供了強(qiáng)大的查詢統(tǒng)計(jì)功能，可按照用戶需求生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為組織的資產(chǎn)管理提供有力的支撐。

維保記錄查詢

針對(duì)組織內(nèi)部的固定資產(chǎn)，在使用期限內(nèi)可能需要進(jìn)行維修保養(yǎng)，在需要時(shí)，可隨時(shí)對(duì)某個(gè)固定資產(chǎn)的維修記錄進(jìn)行查詢，也可進(jìn)行全局查詢。

報(bào)廢資產(chǎn)查詢

通過報(bào)廢資產(chǎn)查詢功能，可快速查詢某一個(gè)周期內(nèi)報(bào)廢資產(chǎn)的記錄。

資產(chǎn)狀態(tài)查詢

資產(chǎn)狀態(tài)查詢可幫助固定資產(chǎn)管理人員快速查詢固定資產(chǎn)的總體狀態(tài)，是否被領(lǐng)用，保管人是誰，領(lǐng)用時(shí)間等均可一目了然的呈現(xiàn)。

部門資產(chǎn)查詢

可幫助管理人員快速查詢或統(tǒng)計(jì)某一個(gè)部門所擁有的固定資產(chǎn)數(shù)量，類別，名稱及資產(chǎn)金額等信息。