方案與框架

行政辦公管理是現(xiàn)在成功企業(yè)有效運(yùn)作的有力保障，其內(nèi)容就是對(duì)辦公室所構(gòu)成的如車輛、辦公用品、機(jī)器設(shè)備、會(huì)議室和各種流程審批等日常辦公事務(wù)進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮和控制的活動(dòng)，其目的在于實(shí)現(xiàn)包括制定計(jì)劃、合理分配、組織實(shí)施、指揮協(xié)調(diào)、監(jiān)督控制諸環(huán)節(jié)在內(nèi)的整個(gè)過(guò)程的總體目標(biāo)優(yōu)化。做好行政辦公管理工作，能夠有效地提高辦公室運(yùn)作效率，最大限度地發(fā)揮行政辦公的作用實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化的工作目的。

致遠(yuǎn)行政事務(wù)管理解決方案主要從行政行為的角度出發(fā)，對(duì)行政權(quán)力進(jìn)行綜合的管理，通過(guò)工作流程管理機(jī)制規(guī)范行政行為，通過(guò)車輛管理、耗品管理、設(shè)備管理、會(huì)議管理等來(lái)統(tǒng)一管理和合理分配辦公室所管理的各種事務(wù)，實(shí)現(xiàn)客戶價(jià)值的最大化。

行政管理應(yīng)用框架圖

功能與模塊

流程審批：

流程審批是制度化剛性流程的具體應(yīng)用。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)和成長(zhǎng)過(guò)程中，逐步會(huì)沉淀下很多規(guī)章制度，其中包括各種紙質(zhì)表單、流程規(guī)范、數(shù)據(jù)規(guī)范、崗位說(shuō)明、權(quán)限等，制度的形成、推廣和優(yōu)化過(guò)程，也是規(guī)范員工行為的過(guò)程，是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部協(xié)作分工的過(guò)程、是規(guī)范崗位操作、從人治向法制逐步進(jìn)步的過(guò)程。

但是逐步累積起來(lái)的制度和規(guī)范汗牛充棟，員工根本沒(méi)有辦法完全學(xué)習(xí)和掌握；規(guī)章制度的優(yōu)化和調(diào)整后，很難實(shí)時(shí)的將最新版本傳達(dá)到每位員工，因此制度的形成、推廣和優(yōu)化過(guò)程難度很高，使得制度不能有效落地，大部分員工對(duì)制度的掌握僅限于考勤、例會(huì)等頻繁使用的制度。

通過(guò)工作流的實(shí)施和應(yīng)用，可以幫助企業(yè)規(guī)章制度和管理規(guī)范有效落地。

行政管理中涉及到的流程審批應(yīng)用，如票務(wù)預(yù)訂、會(huì)議的發(fā)起及會(huì)議室的預(yù)定、信息發(fā)布審批流程、車輛申請(qǐng)流程、印章使用流程等，通過(guò)電子化的工作流程簡(jiǎn)化了之前流程人工復(fù)雜的審批過(guò)程，只需要發(fā)起相應(yīng)的流程、根據(jù)表單填寫(xiě)好內(nèi)容就可以按照設(shè)計(jì)好的流程圖進(jìn)行一步步向下流轉(zhuǎn)直到流程審批結(jié)束，大大的提高了行政辦公的效率。

流程審批在易用性方面，通過(guò)個(gè)性化授權(quán)，可以將常用的流程推送的個(gè)人門戶，方便調(diào)用；通過(guò)制度、表單和流程的集成，可以使得員工通過(guò)流程免除學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，輕松掌握和運(yùn)用企業(yè)的制度；

在用戶體驗(yàn)方面，提供了從設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)到門戶展現(xiàn)全程的圖形化自定義，通過(guò)自定義規(guī)范、自定義表單、自定義流程、實(shí)現(xiàn)企業(yè)流程地圖的輕松設(shè)計(jì)；

在工作流的適用性上，不但可以做到表單樣式的靈活設(shè)計(jì)，還可以在表單中實(shí)現(xiàn)字段計(jì)算、合計(jì)、二維表等特殊應(yīng)用；不但支持流程的剛性規(guī)范，還可以支持流程根據(jù)職務(wù)、天數(shù)、金額、字段等各種條件進(jìn)行流程走向判斷；不但支持表單流程的集成，還支持同一流程在不同節(jié)點(diǎn)展現(xiàn)不同的表單，支持子流程觸發(fā)技術(shù)。

會(huì)議管理：

行政辦公基礎(chǔ)管理工作中，最常用的管理手段就是會(huì)議，通過(guò)會(huì)議完成政策的上傳下達(dá)、工作布置、統(tǒng)一思想、群策群力等任務(wù)，但是會(huì)議組織、會(huì)議過(guò)程、會(huì)議執(zhí)行等不同的階段往往存在種種原因，導(dǎo)致會(huì)議沖突、會(huì)而不議、議而不決、決而不行，從而嚴(yán)重影響了會(huì)議的效率和效能。因此通過(guò)會(huì)議管理的應(yīng)用，可以有效地提高會(huì)議室管理、會(huì)議服務(wù)管理、會(huì)議組織管理、會(huì)議議程管理、會(huì)議決議管理的效率。

會(huì)議通知

會(huì)議室預(yù)定

車輛管理：

企業(yè)擁有一定數(shù)量的車輛，車輛的管理成為日常事物中的一項(xiàng)重要工作。本系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)集中管理車輛的基本信息、運(yùn)營(yíng)、維修、事故、違章等一系列信息，有效跟蹤管理每臺(tái)汽車的使用狀況，提高工作效率，使企業(yè)車輛管理更加科學(xué)、更加規(guī)范。

車輛申請(qǐng)

行政資產(chǎn)管理：

在行政辦公中，廣義的資產(chǎn)泛指所有用于辦公室工作的設(shè)備和器具，這些設(shè)備和器具在其它領(lǐng)域也被廣泛應(yīng)用，包括電話、小型服務(wù)器、計(jì)算器等。狹義的概念則指多用于辦公室處理文件的設(shè)備，如傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、掃描儀等，還有臺(tái)式計(jì)算機(jī)、筆記本、考勤機(jī)、裝訂機(jī)等。

資產(chǎn)申購(gòu)審批

資產(chǎn)管理主要針對(duì)企業(yè)的辦公設(shè)備信息進(jìn)行登記、申請(qǐng)和審核、資產(chǎn)維保及資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)等。

資產(chǎn)信息錄入

耗品管理：

耗品管理主要對(duì)各企業(yè)內(nèi)部的辦公用品進(jìn)行采購(gòu)、領(lǐng)用管理，對(duì)分支機(jī)構(gòu)及部門內(nèi)部辦公用品的費(fèi)用分?jǐn)傄约胺种C(jī)構(gòu)、部門內(nèi)部領(lǐng)用的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。方便對(duì)各種物品的采購(gòu)入庫(kù)、領(lǐng)用登記，歸還登記的統(tǒng)一管理，提高管理的效率。

耗品登記

日常辦公：

行政部的日常辦公涉及到為公司員工進(jìn)行票務(wù)預(yù)訂，當(dāng)出差人數(shù)、頻數(shù)增多時(shí)，勢(shì)必會(huì)對(duì)行政人員帶來(lái)很大困擾，因此，致遠(yuǎn)與攜程攜手，為企業(yè)提供工作及差旅的統(tǒng)一業(yè)務(wù)管理入口，通過(guò)攜程商旅的優(yōu)質(zhì)商旅服務(wù)產(chǎn)品最終實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)落地的一站式的平臺(tái)與服務(wù)。

員工出差申請(qǐng)

員工在使用印章前填寫(xiě)申請(qǐng)，注明所用印章類別、所屬單位、用印文件、用途等，經(jīng)審批后由相應(yīng)印章管理人員處理并記錄實(shí)際印章使用的情況。注，凡是在流程結(jié)束后需要進(jìn)行印章使用的，均可以由系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)起印章使用流程，并且將相應(yīng)審批流程嵌入到印章使用中供印章管理人員查詢；同時(shí)對(duì)于已完成相應(yīng)審批（如合同審批）的印章使用流程，可簡(jiǎn)化流程操作，直接送達(dá)印章管理人員處理即可，從而避免重復(fù)審批提高工作效率。

印章管理

證件管理對(duì)于部分需要資質(zhì)和證件才能開(kāi)展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的行業(yè)（如建筑業(yè)）而言，是企業(yè)生存的前提和必要條件。因此，通過(guò)軟件對(duì)證件進(jìn)行精準(zhǔn)化和可操作化管理成為了這些企業(yè)的提高證件規(guī)范化和有序化管理的重要手段。

證件明細(xì)管理

方案價(jià)值

致遠(yuǎn)行政事務(wù)管理，就是通過(guò)系統(tǒng)的協(xié)同和自動(dòng)化，使原本繁雜的行政工作變得簡(jiǎn)單輕松。針對(duì)行政管理事務(wù)多而雜的特點(diǎn)，如何幫助行政人員快速整合并高效率的實(shí)現(xiàn)管理，是致遠(yuǎn)行政事務(wù)管理解決方案的價(jià)值所在。

會(huì)議管理：通過(guò)集中的會(huì)議室展現(xiàn)和管理等，實(shí)現(xiàn)會(huì)議資源的合理利用。

車輛管理：首先對(duì)車輛進(jìn)行登記，在管理時(shí)，通過(guò)車輛維修、保養(yǎng)、年檢、保險(xiǎn)等全方位的流程運(yùn)營(yíng)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，保障車輛的合理安排和使用，同時(shí)做到每一次出車有記錄可查。

行政資產(chǎn)管理：通過(guò)流程驅(qū)動(dòng)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的采購(gòu)、領(lǐng)用、歸還等。采購(gòu)和領(lǐng)用完成，資產(chǎn)信息實(shí)現(xiàn)同步增減。資產(chǎn)的庫(kù)存和使用明細(xì)，行政人員實(shí)時(shí)掌握，資產(chǎn)情況一目了然。同時(shí)可落實(shí)資產(chǎn)管理責(zé)任，工作流與審批流無(wú)縫融入到具體事務(wù)的管理中，方便快捷、高效高質(zhì)。

耗品管理：通過(guò)致遠(yuǎn)行政事務(wù)管理應(yīng)用可輕松實(shí)現(xiàn)辦公用品的查詢、采購(gòu)和領(lǐng)用等。填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)單時(shí)，只需下拉選擇，物品和對(duì)應(yīng)庫(kù)存實(shí)時(shí)展現(xiàn)，并支持模糊查詢，輔助用戶填單，大幅節(jié)省辦公時(shí)間。

證照和印章管理：實(shí)行統(tǒng)一登記和專人管理各種證照和印章，通過(guò)流程審批借用、使用和歸還等操作。規(guī)范使用并可追溯，減少和規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

名片印制申請(qǐng)、行政接待管理、行政維修申請(qǐng)等，通過(guò)審批實(shí)現(xiàn)了行政事務(wù)的辦公自動(dòng)化，提高了行政人員日常辦公效率。

致遠(yuǎn)行政事務(wù)管理依靠以上模塊來(lái)支撐企業(yè)的行政運(yùn)營(yíng)。同時(shí)平臺(tái)支持移動(dòng)辦公，可通過(guò)手機(jī)完成下單、審批等操作，加速企業(yè)辦公和協(xié)作，使行政辦公更輕松，業(yè)務(wù)支撐快人一步。