協(xié)作新時(shí)代的到來(lái)

臺(tái)式機(jī)、有線網(wǎng)絡(luò)連接、虛擬專用網(wǎng)絡(luò)和繁復(fù)軟件構(gòu)成的協(xié)作舊世界，已經(jīng)為新的時(shí)代鋪就了坦途，一個(gè)協(xié)作的新時(shí)代正向我們走來(lái)。

現(xiàn)代的移動(dòng)設(shè)備、無(wú)線技術(shù)和云計(jì)算能力對(duì)人們?nèi)绾卧谝黄鸸ぷ骱凸蚕硇畔a(chǎn)生了不可阻擋的根本性影響。協(xié)作現(xiàn)在已經(jīng)可以做到與設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)無(wú)關(guān)，不僅能夠做到隨時(shí)隨地工作，也能夠隨時(shí)連接到任何文檔。

為了適應(yīng)業(yè)務(wù)的需要并確保生產(chǎn)力持續(xù)提升，IT部門必須縮小新舊兩個(gè)協(xié)作時(shí)代之間的差距,必須要重新思考如何滿足所有跨部門的協(xié)作需求，特別是在文件共享、文檔管理和工作流方面。在這個(gè)超級(jí)個(gè)性化的新世界里，每一個(gè)部門和個(gè)人都有其個(gè)性化的需求。沒(méi)有一個(gè)適應(yīng)所有人需求的單一解決方案。

但是，在這個(gè)新世界里關(guān)于協(xié)作有些事情卻是不變的：每個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程都涉及到一系列的提交，回復(fù)，修改，審批，文檔需要在不同序列的參與者之間層次轉(zhuǎn)移，并經(jīng)常因序列不同、層級(jí)高低而具有非常復(fù)雜的協(xié)作特征(設(shè)想從律師助理到委托人的法律文件)。任何行業(yè)都充斥著各種文檔——金融服務(wù)、建筑、媒體、零售等等——我們每天都在處理這些無(wú)可回避的問(wèn)題。

不斷變化的期望

彌合協(xié)作需求的差距不僅僅是為技術(shù)而采用新技術(shù)的問(wèn)題。也許是企業(yè)計(jì)算史上的第一次，員工正在主動(dòng)要求獲得最新的技術(shù)能力。他們?cè)趥€(gè)人生活中接觸新的交流方式，激發(fā)了他們?cè)诠ぷ魃钪薪涣骱蛥f(xié)作的愿望。他們使用著各種各樣的創(chuàng)新性移動(dòng)設(shè)備（支持?jǐn)z像頭的智能手機(jī)、具有無(wú)線功能的平板電腦）和類似的各種后端存儲(chǔ)能力（云特征的）改變了他們對(duì)上傳、下載、分享和交流能力的期望。在工作協(xié)作及其關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)流程方面，員工期望也能有同樣的簡(jiǎn)單性和透明度。

這種期望以多種方式表現(xiàn)了出來(lái)。這已經(jīng)構(gòu)成了一個(gè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越IT部門通常習(xí)慣于提供的內(nèi)容的現(xiàn)代協(xié)作矩陣。在這個(gè)矩陣的基礎(chǔ)上承載著傳統(tǒng)的工作流——用戶需要能夠共享和分發(fā)文件。

于是，事情變得更加復(fù)雜。員工需要與不同的人群共享不同類型的文件。他們需要靈活地分享文件，而這些分享不限于處于相同網(wǎng)絡(luò)上的同事們；他們需要與客戶、合作伙伴、供應(yīng)商等進(jìn)行溝通。他們要發(fā)送的也不僅僅是電子郵件或文件了。相反，他們正在交換過(guò)去被稱為阻塞網(wǎng)絡(luò)帶寬的大文件（藍(lán)圖、演示文稿、圖形文件）。因?yàn)楣ぷ鞑粫r(shí)地發(fā)生在非傳統(tǒng)的地方，他們需要交換文件，無(wú)論他們是在辦公室還是正行進(jìn)在路上。

同時(shí)，在傳統(tǒng)辦公室之外工作也就意味著用戶很可能在一個(gè)IT部門不一定控制得了網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行協(xié)同工作。在管理這些需求和期望時(shí)，很重要的是要記住還有工作的另一個(gè)不可改變的方面：確保能承擔(dān)文件和數(shù)據(jù)被存儲(chǔ)并得到保護(hù)的責(zé)任。

這下安全問(wèn)題就來(lái)了。員工需要與任何同事共享數(shù)據(jù)，假設(shè)他們是被授權(quán)分享的，收件人也是被授權(quán)接受，但他們需要安全地完成共享。鑒于全球化商業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的速度越來(lái)越快，員工們需要實(shí)時(shí)可靠地共享文件和數(shù)據(jù)。如果你回到辦公室告訴別人你要發(fā)一個(gè)文件給他，可能一切都晚了。事實(shí)上，你降低了工作效率。

這給IT帶來(lái)了一系列挑戰(zhàn)，當(dāng)然也提出了期望。這迫使IT部門必須更多地以用戶為中心來(lái)思考問(wèn)題。為了適應(yīng)滿足這些相關(guān)的需求——大文件、實(shí)時(shí)——IT部門必須能夠建立集中式快捷存儲(chǔ)并能夠提供文檔安全、備份和災(zāi)難恢復(fù)。并遵守治理問(wèn)題，IT部門必須能夠?qū)徍苏l(shuí)上傳和下載了文檔。

最先進(jìn)的文檔協(xié)作系統(tǒng)

IT部門應(yīng)該如何滿足員工的需求，并提供一個(gè)最先進(jìn)的協(xié)作系統(tǒng)？首先，它應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的單點(diǎn)解決方案，開始部署覆蓋多個(gè)方面的協(xié)作系統(tǒng)——版本控制、注釋、工作流——在一個(gè)單一應(yīng)用中。下面是這種協(xié)作系統(tǒng)的一些關(guān)鍵特征，一些公司正在利用Box的文件協(xié)作應(yīng)用APP來(lái)實(shí)現(xiàn)這些功能。

USB-驅(qū)動(dòng)器和FTP替代單點(diǎn)解決方案的一個(gè)典型例子：使用文件傳輸協(xié)議的應(yīng)用程序。這是設(shè)計(jì)用來(lái)做單一一件事情的——傳輸大文件，并且它做的很好。但每一個(gè)FTP應(yīng)用又會(huì)有點(diǎn)不同（差異），當(dāng)它在內(nèi)部使用時(shí)可能工作得很好，但你不能要求它能接納每一個(gè)伙伴、供應(yīng)商和客戶們自己選用的FTP應(yīng)用程序。最先進(jìn)的協(xié)作系統(tǒng)應(yīng)該可以遮蔽這些FTP的差異特性。

Aéropostale零售連鎖的IT建設(shè)部門面臨著FTP托管服務(wù)的多重問(wèn)題，特別是IT治理問(wèn)題。根據(jù)建筑總監(jiān)RobRuscher的說(shuō)法，文件夾和用戶管理都很困難，而且用戶在創(chuàng)建新內(nèi)容時(shí)面臨限制，因?yàn)楫?dāng)組超過(guò)50個(gè)文件夾時(shí)會(huì)收取費(fèi)用。同時(shí)，用戶發(fā)現(xiàn)很難下載和共享重要文件：作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)照片、計(jì)劃、安裝指南等。甚至FTP站點(diǎn)本身就是緩慢而不穩(wěn)定的。在投標(biāo)過(guò)程中與承包商合作， 有時(shí)不得不依靠通過(guò)郵政服務(wù)郵寄U盤，這拖延了投標(biāo)過(guò)程并且使得記錄留存復(fù)雜化。

采用最先進(jìn)的協(xié)作系統(tǒng)，Aéropostale建設(shè)集團(tuán)的IT部門在文件夾和文件管理上就節(jié)省大約1.5小時(shí)/周，只是一個(gè)部門就達(dá)數(shù)百美元/月。Aéropostale每年每店都還能節(jié)省數(shù)百美元，更重要的是明顯簡(jiǎn)化了協(xié)作過(guò)程并足以加快其業(yè)務(wù)的國(guó)際擴(kuò)張。

項(xiàng)目協(xié)作在協(xié)作中最普遍的障礙之一是有一個(gè)單一的真相來(lái)源。電子郵件仍然是主要的協(xié)作工具，但對(duì)在同一個(gè)頁(yè)面上共享大型文件并保持每一個(gè)記錄來(lái)說(shuō)卻是糟糕的。員工正在交換比以往任何時(shí)候都大的文檔。在某些行業(yè)，如建筑、工程和建造等，雇員是在交換在過(guò)去還沒(méi)有數(shù)字化的規(guī)范，但現(xiàn)在正越來(lái)越多在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上管理。因此，先進(jìn)的技術(shù)系統(tǒng)必須具有消除對(duì)文件大小的限制的能力。同時(shí)，企業(yè)必須能夠?qū)@些文件進(jìn)行安全和審計(jì)功能，確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和資產(chǎn)審計(jì)。

密歇根大學(xué)面臨多重協(xié)作挑戰(zhàn)。其項(xiàng)目涉及教師之間、學(xué)生中間以及這兩個(gè)群體之間的協(xié)作。每個(gè)分組都需要交換文件(有時(shí)就與共享日歷一樣簡(jiǎn)單)。管理人員也具有基于工作流的流程。更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)是今天的學(xué)生們來(lái)到校園平均擁有3到5個(gè)移動(dòng)設(shè)備，他們希望能夠在任何時(shí)間從任何設(shè)備安全訪問(wèn)信息。大學(xué)IT管理員需要在保護(hù)機(jī)構(gòu)信息的同時(shí)仍然提供基于云的存儲(chǔ)和協(xié)作能力。從本地維護(hù)的解決方案到大學(xué)范圍內(nèi)的文件共享和協(xié)作解決方案的轉(zhuǎn)換帶來(lái)了多方面的優(yōu)勢(shì)?！拔覀冋趯で蠼⒁粋€(gè)容易合作的環(huán)境，供研究人員、學(xué)生和工作人員使用。例如，研究人員可以與世界各地的同事安全地分享數(shù)據(jù)，甚至更重要的在文件大小上的不設(shè)限制，如運(yùn)動(dòng)機(jī)能學(xué)研究部門經(jīng)常需要分享的大型3D視頻文件。

“為了適應(yīng)業(yè)務(wù)和確保生產(chǎn)力，IT部門必須彌合舊的和新的協(xié)作世界之間的差距。”

完全可視化和管理經(jīng)常分配給單個(gè)應(yīng)用程序承擔(dān)的另一項(xiàng)任務(wù)：文檔和內(nèi)容管理。隨著業(yè)務(wù)速度的加快，這些方面變得越來(lái)要。

什么是最新版本？

誰(shuí)檢查的？

他們和誰(shuí)一起分享的？

文檔管理包含了遠(yuǎn)比版本控制更多的內(nèi)容，它還涉及能夠預(yù)先確定是否有人可能已經(jīng)下載或不適當(dāng)?shù)貍鞑チ藬?shù)據(jù)。IT部門需要能夠在出現(xiàn)問(wèn)題的情況下對(duì)這些活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)。

文檔管理是數(shù)據(jù)中心提供商Equinix的關(guān)鍵要求。CIO BrianLillie能夠提供和管理超過(guò)2,000個(gè)移動(dòng)設(shè)備用戶的文檔訪問(wèn)權(quán)限，他們可能同時(shí)運(yùn)行iOS和AndroidO 操作系統(tǒng)。她也能夠提供超出了企業(yè)的邊界的安全協(xié)作，通過(guò)限制訪問(wèn)特征如只讀提供到達(dá)文件的鏈接。

收益：生產(chǎn)率增長(zhǎng)

部署此類協(xié)作工具同時(shí)會(huì)影響業(yè)務(wù)部門和IT部門。對(duì)于后者，價(jià)值來(lái)自于將多個(gè)應(yīng)用程序集成到單個(gè)服務(wù)中的能力。減少各種成本——購(gòu)買、許可、培訓(xùn)和——并且釋放IT人員資源，因?yàn)樗麄冎恍枰芾硪粋€(gè)單一的協(xié)作應(yīng)用程序，而不是多重的解決方案。更重要的是獲得的商業(yè)價(jià)值。研究表明，縮短溝通時(shí)間的能力，以及增加文檔工作流的周轉(zhuǎn)，可以減少產(chǎn)品開發(fā)時(shí)間的25%，或者每周節(jié)省一天以上的時(shí)間。這與仍在使用FTP做夜間交付的公司相比，有了顯著的改善。

但也許就像提高速度一樣重要的是降低通信中摩擦，讓每個(gè)人都在業(yè)務(wù)上保持協(xié)同一致。所有其他問(wèn)題都同樣的重要，合作伙伴、供應(yīng)商和客戶都更傾向于使業(yè)務(wù)溝通和合作盡可能透明。在一個(gè)充滿變通解決方法的世界，本身就是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

附錄：BOX提供的服務(wù)

Box提供了一種最先進(jìn)的協(xié)作平臺(tái)，企業(yè)可以從中獲得各種各樣的好處。

作為一種企業(yè)解決方案，它用企業(yè)效率取代了部門效率，從地點(diǎn)局限工作拓展到全球適用。不像其他競(jìng)爭(zhēng)性選擇，它是建立在放式標(biāo)準(zhǔn)上，而不是使難以在異構(gòu)系統(tǒng)間共享數(shù)據(jù)的專有協(xié)議。它改變了企業(yè)的思維方式，以生產(chǎn)力思維取代成本效益思維。超過(guò)200000家企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)依賴BOX。

同時(shí)，BOX滿足了所有新的協(xié)作趨勢(shì)，跨越多個(gè)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的協(xié)作需求、增加生產(chǎn)力的需求，以及對(duì)應(yīng)用程序可靠性、安全性和可審計(jì)性的要求——用戶喜歡和IT部門信任熔于一爐。

與大多數(shù)企業(yè)應(yīng)用程序不同，Box的功能很容易評(píng)估。IT部門必須做的一件事就是注冊(cè)一個(gè)帳戶并運(yùn)行一個(gè)小的試點(diǎn)項(xiàng)目。從此，一切變得非常簡(jiǎn)單，很容易構(gòu)造出一個(gè)計(jì)劃，幫助企業(yè)提高員工隨時(shí)隨地協(xié)作的能力。