一、院校簡介

成都理工大學(xué)創(chuàng)辦于1956年，位于成都市區(qū)。學(xué)?，F(xiàn)有教職員工3396人。學(xué)校以理工為主，以地質(zhì)、能源、資源科學(xué)、核技術(shù)、環(huán)境科學(xué)為優(yōu)勢，以化工、材料、電子、機械、信息科學(xué)、管理科學(xué)等學(xué)科專業(yè)為特色的多科性大學(xué)。2017年9月，學(xué)校進(jìn)入國家一流學(xué)科建設(shè)高校行列。

二、項目背景

該項目之前由金智公司開發(fā)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在OA系統(tǒng)開發(fā)進(jìn)度、用戶體驗感和界面友好程度綜合考慮未達(dá)到學(xué)校預(yù)期要求，黨政辦和網(wǎng)信處決定選擇致遠(yuǎn)，2019年7月底進(jìn)場，2019年8月底完成上線。

三、信息化目標(biāo)

信息化目標(biāo)：成都理工大學(xué)從適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求和校園信息化管理形勢的迫切需要考慮，從加強科學(xué)管理、建設(shè)節(jié)約型高校的目標(biāo)入手，以加快電子公文信息化建設(shè)，覆蓋辦文、辦會、辦事為重點來建設(shè)OA系統(tǒng)，來滿足黨政辦、網(wǎng)信處、各二級學(xué)院等多部門的要求，并且在系統(tǒng)易用性、穩(wěn)定性、擴展性、數(shù)據(jù)整合等方面持續(xù)地滿足學(xué)校形勢變化的需求。

四、應(yīng)用場景

1、日程管理

（1）日程視圖

· 時間視圖

日程來源于活動和會議，實現(xiàn)了日程管理員日程錄入統(tǒng)一性，通過日程可視化展現(xiàn)，強化目標(biāo)管理。同時在表單中明確顯示日程時間、地點、內(nèi)容、參加領(lǐng)導(dǎo)、參與單位及負(fù)責(zé)單位等字段，清晰展示日程概況。區(qū)分上下午及全天，當(dāng)天具體日程能醒目顯示。

·?日程錄入

是否發(fā)送會議消息的設(shè)置，實現(xiàn)會議在變更時能夠及時推送會議消息。會議詳情不僅包括會議名稱、時間、地點、與會人員等，還包括參會單位、負(fù)責(zé)單位，明確會議的責(zé)任機制。會議消息支持自定義設(shè)置，包括會議名稱、時間、地點等信息，使會議信息能夠突出顯示。同時會議沖突能夠智能化提醒，便于日程管理員合理安排。

（2）參與回執(zhí)

關(guān)鍵內(nèi)容特別提示的功能，聚焦重要信息，讓會議重點一目了然。還有參會回執(zhí)溫馨提示的功能，日程管理更具人性化。會議沖突時還可在線委托他人參會，當(dāng)被委托人無法參加時，系統(tǒng)會自動回退委托人，方便再次處理且保留原始記錄。以此規(guī)范參會委托管理。

（3）過程跟蹤

增加了日程管理員的角色，來實現(xiàn)權(quán)限管控，日程管理員能夠隨時跟蹤當(dāng)前會議情況，催辦相關(guān)人員回執(zhí)，強化會議跟蹤，提高會議反饋效率。會議意見隱藏設(shè)置，只授權(quán)日程管理員與校領(lǐng)導(dǎo)（從校領(lǐng)導(dǎo)部門識別）查看。滿足學(xué)校管理規(guī)范，避免了因領(lǐng)導(dǎo)參會與否而選擇性參會。

（4）日程查詢

通過日程管理員錄入學(xué)校日程，形成領(lǐng)導(dǎo)本周日程報表（按時間、職級排序）、當(dāng)月日程報表、當(dāng)日日程報表等（分析云自動抓取會議時間）。校領(lǐng)導(dǎo)可隨時在線查閱自己日程安排，也可查閱其他領(lǐng)導(dǎo)日程安排，為工作開展提供日程參考。而且通過授權(quán)，處級干部及主持工作的副職人員也可在線查閱領(lǐng)導(dǎo)日程。

（5）結(jié)果統(tǒng)計

根據(jù)會議回執(zhí)情況，自動統(tǒng)計參會情況，日程管理員可在線下載，報送校領(lǐng)導(dǎo)。

2、議題管理

（1）議題申報

將校長辦公會會議和黨委常委會議題申報流程做了區(qū)分，且能夠直觀化呈現(xiàn)議題申報所需的支撐材料，領(lǐng)導(dǎo)可以在線隨時隨地查閱材料，同時實現(xiàn)議題申報規(guī)范化管理。

（2）議題庫

通過不同的狀態(tài)，獨立存檔形成不同的議題庫，便于對不同狀態(tài)議題進(jìn)行管理。

議題預(yù)審未通過或者校領(lǐng)導(dǎo)審批否定的議題存放在獨立的作廢庫。與此同時，議題庫還記錄了議題的基本信息。

（3）議題呈送

黨政辦工作人員調(diào)取預(yù)審議題庫議題呈送校長上會審批，審批通過的議題自動進(jìn)入終審議題庫。校長同時可提前決定是否上黨委常委會。

上會通知：黨政辦工作人員發(fā)起會議通知，審批后系統(tǒng)會自動觸發(fā)會議通知。采用DEE將匯報人員、列席人員、出席人員、全程列席人員匯總為與會人員。會議通知包括簽到單視圖，通知審批后返回發(fā)起人，打印出來線下簽字。

（4）會前查閱

匯報人只可查閱自己的議題，校領(lǐng)導(dǎo)可查閱本次上會的所有議題。

3、督查督辦

（1）督辦通知

督辦信息科對于上級來文、會上重要決議事項、黨政工作要點等事項需發(fā)起督辦請示，統(tǒng)一規(guī)范督辦來源。書記校長信箱或上門訪談，由督辦信息科預(yù)審后轉(zhuǎn)督查請示校領(lǐng)導(dǎo)。強化信訪/訪談事項落實。

（2）督辦檔案

當(dāng)督辦請示下達(dá)后，形成督辦檔案，并記錄督辦事項的基本信息。且業(yè)務(wù)督辦與信訪督辦獨立存檔，形成不同的檔案。可視化預(yù)警提示的功能，滿足超期以及即將超期的預(yù)警動態(tài)閃爍，快速聚焦。

（3）督辦回執(zhí)

未辦結(jié)督辦工作，系統(tǒng)每周五自動觸發(fā)辦結(jié)回執(zhí)單到牽頭單位聯(lián)絡(luò)員待辦，由牽頭單位聯(lián)絡(luò)員回執(zhí)當(dāng)前督辦事項進(jìn)度。實現(xiàn)精準(zhǔn)推送，強化落實?；貓?zhí)進(jìn)度及信息會自動更新督辦檔案，督辦信息科及相關(guān)人員可在線查閱。

（4）督辦催辦

對于重要事項以及掛牌督辦，超期嚴(yán)重或者無進(jìn)度回執(zhí)的，由督辦信息科請示校領(lǐng)導(dǎo)后進(jìn)行催辦。

（5）督辦門戶

校領(lǐng)導(dǎo)在線查閱各單位（部門）督辦工作執(zhí)行情況，通過督辦信息集中展現(xiàn)，多維度數(shù)據(jù)分析，強化事項落地，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支撐。

4、公文管理

公文流程采用泳道圖形式，清晰展現(xiàn)公文審批流程。公文正文修改留痕，明確修改人、修改時間以及內(nèi)容，實現(xiàn)過程追蹤。關(guān)于正文保存，提供標(biāo)準(zhǔn)的下載規(guī)范，自動按照“文號+標(biāo)題”的名稱進(jìn)行另存。其次，公文歸檔根據(jù)規(guī)則實現(xiàn)自動歸檔，便于后期查閱。

五、應(yīng)用價值

1.協(xié)同工作

通過A8“表單＋流程”的方式來固化審批流程，規(guī)范了學(xué)校的規(guī)章制度，節(jié)約了審批的時間，提高了辦公效率。

2.會議規(guī)范化和督查督辦落地

利用日程管理、督查督辦等業(yè)務(wù)，實現(xiàn)學(xué)校各級會議規(guī)范化管理及督辦事項落地。

3.文檔管理

充分利用文檔管理模塊，建立各類文檔夾，上傳共享文檔，并對相關(guān)人員授權(quán)便于借閱和查看，文檔電子化，加快文檔資料和知識的傳播，文檔管理員及時存檔，并嚴(yán)格監(jiān)督文檔各類權(quán)限控制，保證單位資料不丟失。

4.遠(yuǎn)程辦公

A8提供了一個協(xié)同辦公平臺，提高遠(yuǎn)程辦公效率，便于單位內(nèi)部溝通。

5.操作留痕

系統(tǒng)中的每一項工作都留下了“證據(jù)”，辦理時間、辦理意見等，出現(xiàn)問題，可直接通過系統(tǒng)中的流程查看來找到相應(yīng)的“證據(jù)”。