蘭州理工大學(xué)作為一所具有百年歷史的理工科高校，在教育信息化建設(shè)中面臨傳統(tǒng)辦公模式效率低下、跨部門協(xié)作壁壘顯著等挑戰(zhàn)。通過引入智慧校園協(xié)同管理平臺，該校構(gòu)建了覆蓋公文流轉(zhuǎn)、會議管理、協(xié)同工作的全場景數(shù)字化解決方案，實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)化辦公向智能化治理的轉(zhuǎn)型。以下結(jié)合實(shí)際應(yīng)用場景，解析智慧校園系統(tǒng)在高校管理中的實(shí)踐路徑與價(jià)值提升。

一、公文管理數(shù)字化：從紙質(zhì)流轉(zhuǎn)到全流程在線

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1.全周期流程再造

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傳統(tǒng)公文處理依賴人工傳遞，存在流轉(zhuǎn)慢、易丟失等問題。智慧校園系統(tǒng)通過工作流引擎預(yù)設(shè)收文管理、發(fā)文管理、簽報(bào)管理、公文交換等核心模塊，實(shí)現(xiàn)公文從擬稿到歸檔的全流程在線化。例如，發(fā)文環(huán)節(jié)支持模板化起草（內(nèi)置黨委文件、行政通知等模板），自動生成文號并套紅落款，避免格式錯誤；收文環(huán)節(jié)通過加密公文包實(shí)現(xiàn)安全傳輸，主送單位在線簽收后系統(tǒng)自動記錄狀態(tài)，傳輸效率提升

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2.智能審批與留痕管理

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系統(tǒng)支持多節(jié)點(diǎn)權(quán)限控制，審核人可在線批注修改意見，不同修改人以顏色區(qū)分痕跡，領(lǐng)導(dǎo)通過電子簽章或手寫簽名完成簽發(fā)，實(shí)現(xiàn)“零紙質(zhì)”審批。例如，某學(xué)院提交的科研項(xiàng)目申請文件，從擬稿到分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)平均耗時(shí)從3天壓縮至1天，且所有操作記錄可追溯，杜絕責(zé)任推諉。

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3.數(shù)據(jù)驅(qū)動的流程優(yōu)化

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系統(tǒng)自動統(tǒng)計(jì)公文處理時(shí)效、高頻事項(xiàng)等數(shù)據(jù)，生成《公文流轉(zhuǎn)效率分析報(bào)告》。通過分析發(fā)現(xiàn)，跨部門會簽環(huán)節(jié)平均耗時(shí)較長，學(xué)校針對性優(yōu)化流程節(jié)點(diǎn)，將部分串行會簽調(diào)整為并行處理，整體效率提升。

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二、會議管理智能化：從人工籌備到全場景協(xié)同

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1.會前資源智能調(diào)度

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傳統(tǒng)會議籌備需人工協(xié)調(diào)會議室檔期、分發(fā)紙質(zhì)材料，耗時(shí)費(fèi)力。智慧校園系統(tǒng)提供會議室在線預(yù)約功能，實(shí)時(shí)顯示場地占用情況及設(shè)備配置（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)），申請人可一鍵提交預(yù)約并自動生成會議通知。

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2.會中高效協(xié)作與記錄

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會議過程支持語音轉(zhuǎn)文字實(shí)時(shí)錄入、在線投票及文檔協(xié)同編輯。例如，在學(xué)術(shù)委員會評審會議中，評委可通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)批注評審材料并發(fā)起投票，會議紀(jì)要自動生成并同步至參會人，記錄誤差率降低。遠(yuǎn)程參會功能支持異地校區(qū)教師通過移動端接入，屏幕共享與實(shí)時(shí)互動打破空間限制。

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3.會后任務(wù)閉環(huán)追蹤

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會議結(jié)束后，系統(tǒng)自動拆解決議事項(xiàng)為待辦任務(wù)，關(guān)聯(lián)至責(zé)任人并設(shè)置截止時(shí)間。例如，某次教學(xué)改革研討會確定的“課程大綱修訂”任務(wù)，通過系統(tǒng)跟蹤進(jìn)度，到期未完成自動觸發(fā)提醒，任務(wù)落實(shí)率提升。會議資料自動歸檔至知識庫，支持關(guān)鍵詞檢索，方便后續(xù)查閱復(fù)用。

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三、協(xié)同工作平臺：打破部門壁壘的無邊界協(xié)作

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1.標(biāo)準(zhǔn)化流程覆蓋核心業(yè)務(wù)

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系統(tǒng)預(yù)設(shè)預(yù)算審批、設(shè)備采購、教師請假、學(xué)生事務(wù)等60余項(xiàng)模板流程，集成財(cái)務(wù)、人事、教務(wù)等多系統(tǒng)數(shù)據(jù)。例如，教師差旅費(fèi)報(bào)銷流程自動校驗(yàn)預(yù)算額度，申請人在線提交后依次流轉(zhuǎn)至部門領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)審核，審批時(shí)效從5個工作日縮短至2個工作日，紙質(zhì)單據(jù)提交量減少。

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2.靈活自建流程適配個性化需求

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支持師生通過可視化界面自定義流程（如科研項(xiàng)目申報(bào)、學(xué)術(shù)活動審批）。某學(xué)院組織國際學(xué)術(shù)論壇時(shí)，通過自建流程串聯(lián)場地申請、嘉賓接待、經(jīng)費(fèi)審批等環(huán)節(jié)，跨部門協(xié)作效率提升40%，流程處理周期從2周壓縮至3天。

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3.知識資產(chǎn)的沉淀與激活

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協(xié)同過程中產(chǎn)生的文檔、數(shù)據(jù)自動歸集至個人知識中心與公共知識庫，按“政策文件”“教學(xué)案例”“科研成果”等分類管理。師生可通過全文檢索快速獲取所需資料，例如，教務(wù)處整理的《本科教學(xué)評估材料匯編》上線后，查閱量超2000次，避免重復(fù)編制工作，知識利用率提升50%以上。

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四、應(yīng)用成效：從效率提升到治理升級

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1.行政成本顯著降低

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紙質(zhì)耗材節(jié)約：全年減少紙張使用超10萬張，節(jié)省費(fèi)用超15萬元。

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人力成本優(yōu)化：公文處理、會議組織等行政事務(wù)人工投入減少，釋放的人力資源可聚焦核心業(yè)務(wù)。

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2.管理效能全面提升

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流程時(shí)效提速：公文平均處理周期從5天壓縮至2天，會議組織效率提升，師生事務(wù)辦理滿意度提升。

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決策科學(xué)性增強(qiáng)：通過公文、會議、協(xié)同工作等數(shù)據(jù)的積累分析，學(xué)校制定《教學(xué)資源配置優(yōu)化方案》《科研項(xiàng)目過程管理辦法》等制度，管理從“經(jīng)驗(yàn)驅(qū)動”轉(zhuǎn)向“數(shù)據(jù)驅(qū)動”。

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3.師生體驗(yàn)持續(xù)優(yōu)化

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移動化辦公普及：90%以上的行政事務(wù)可通過手機(jī)端處理，師生不受辦公地點(diǎn)限制，例如，教師可在出差途中完成科研項(xiàng)目審批。

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一站式服務(wù)集成：系統(tǒng)整合通知公告、辦事大廳、內(nèi)部通訊等功能，避免多系統(tǒng)切換，操作便捷性顯著提升。

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五、未來展望：技術(shù)融合驅(qū)動智慧校園新生態(tài)

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蘭州理工大學(xué)的實(shí)踐為智慧校園建設(shè)提供了可借鑒的路徑。未來，該校計(jì)劃進(jìn)一步深化技術(shù)應(yīng)用：

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AI賦能場景創(chuàng)新：引入智能問答機(jī)器人處理學(xué)籍查詢、財(cái)務(wù)報(bào)銷等高頻咨詢，運(yùn)用OCR技術(shù)自動提取申請表單關(guān)鍵信息，減少人工填報(bào)工作量。

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數(shù)據(jù)中臺構(gòu)建：整合教學(xué)、科研、后勤等多源數(shù)據(jù)，構(gòu)建校園數(shù)字孿生體，實(shí)時(shí)監(jiān)測教室利用率、設(shè)備運(yùn)維狀態(tài)等，實(shí)現(xiàn)資源精準(zhǔn)調(diào)配。

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區(qū)塊鏈應(yīng)用探索：在電子成績單、科研成果存證等場景引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，確保數(shù)據(jù)不可篡改，提升公信力。

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智慧校園系統(tǒng)的落地，本質(zhì)是通過數(shù)字化工具重構(gòu)高校治理邏輯。蘭州理工大學(xué)以公文、會議、協(xié)同工作為切入點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了從“碎片化管理”到“一體化協(xié)同”的跨越。這一實(shí)踐證明，教育數(shù)字化不僅是技術(shù)的升級，更是治理理念的革新——唯有將數(shù)據(jù)思維融入管理全流程，才能真正釋放智慧校園的效能，為高等教育高質(zhì)量發(fā)展注入新動能。