生命在于運(yùn)動(dòng)。中醫(yī)理論認(rèn)為，運(yùn)動(dòng)使經(jīng)絡(luò)氣血通暢，氣血至則肌肉生機(jī)勃然，人的身體就顯得輕松有勁；氣血長(zhǎng)期塞滯，則形成硬結(jié)，肌肉酸漲，身體不適。其實(shí)套用這個(gè)理論來(lái)觀察一個(gè)組織，就會(huì)發(fā)現(xiàn)驚人的相似之處。任何組織的管理無(wú)外乎對(duì)人、信息、資金的控制；而信息社會(huì)中一個(gè)組織的信息流是否順暢直接決定了組織的效率和成長(zhǎng)前景。
與人體構(gòu)造相似，組織管理中一個(gè)極具挑戰(zhàn)性的工作是保證信息"血流"順暢，杜絕或減少信息阻塞、衰減和誤變。信息流動(dòng)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，都會(huì)無(wú)一例外地在組織完成其使命的過(guò)程中暴露出來(lái)。人體靠運(yùn)動(dòng)來(lái)通經(jīng)活脈，組織靠什么來(lái)維持生命力呢？協(xié)同化的信息系統(tǒng)可以說(shuō)是必然選擇。
疾在腠理 不通則痛
前不久某信息辦領(lǐng)導(dǎo)告訴筆者，他們?cè)谶M(jìn)行政府部門(mén)流程梳理時(shí)發(fā)現(xiàn)，在很多跨部門(mén)的流程中，有的出現(xiàn)斷點(diǎn)，即一個(gè)部門(mén)事務(wù)辦完了，沒(méi)有明確的流程到協(xié)作的另一個(gè)部門(mén)；有的出現(xiàn)了死循環(huán)；還有的只有入口沒(méi)有出口，一個(gè)報(bào)告、一項(xiàng)審批只能泥牛入海無(wú)消息。
這里不妨對(duì)組織結(jié)構(gòu)和行為方式進(jìn)行分析。組織包括政府機(jī)關(guān)、企業(yè)單位和學(xué)校等狹義的緊密型組織；行業(yè)協(xié)會(huì)、聯(lián)盟和團(tuán)體等廣義的松散型組織；合作伙伴體系、客戶體系等按業(yè)務(wù)或任務(wù)關(guān)聯(lián)起來(lái)、跨實(shí)體的虛擬組織。無(wú)論是哪一種組織都是為某種目的、職能、作用和使命而存在的。企業(yè)在從創(chuàng)立、發(fā)展、成熟到衰復(fù)的不同發(fā)展階段，由于其面臨的中心任務(wù)有所不同，在企業(yè)管理上會(huì)有所側(cè)重。
在創(chuàng)立期，企業(yè)要解決生存問(wèn)題，增加收入、減少支出是其中的秘訣，企業(yè)管理主要以人為主；到了成長(zhǎng)期，管理流程逐漸成為制約企業(yè)發(fā)展的重要瓶頸，企業(yè)管理是流程與人治并行；而到了成熟期，有憂患意識(shí)的企業(yè)會(huì)在管理上再上臺(tái)階，更多地依賴流程和規(guī)則；衰復(fù)期的企業(yè)會(huì)面臨兩種命運(yùn)，或衰亡，或經(jīng)涅槃而獲新機(jī)，在此階段則更多延續(xù)了成熟期的管理模式。
然而，無(wú)論處于任何一個(gè)發(fā)展階段，組織都會(huì)按職能分成若干部門(mén)，每個(gè)部門(mén)下設(shè)若干崗位，并配備不同專長(zhǎng)的人員。僅從理論角度看，組織的部門(mén)和崗位設(shè)置無(wú)法盡善盡美，職能劃分、職責(zé)分解難免出現(xiàn)矛盾；如果涉及到跨崗位、跨部門(mén)、跨組織協(xié)作，問(wèn)題就更加突出。
信息協(xié)同 活血散瘀
企業(yè)和組織信息化的經(jīng)驗(yàn)表明，信息化要為企業(yè)和組織管理解決的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題是：信息的有效傳遞、流程的高效執(zhí)行、結(jié)果的充分可驗(yàn)證以及知識(shí)的有序積累。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益成熟，一種將組織中的協(xié)作常態(tài)固化為軟件形態(tài)的組織信息處理軟件應(yīng)運(yùn)而生，它就是協(xié)同軟件。
協(xié)同從根本上講，就是指組織中或跨組織間多人交叉協(xié)作地完成多件事情。協(xié)同軟件就是為協(xié)同事件的處理和管理提供高效的IT工具和平臺(tái)，具有良好的跨部門(mén)、跨組織、跨地域性。無(wú)論是在中國(guó)還是在國(guó)外，協(xié)同軟件都已經(jīng)成為軟件行業(yè)里最具成長(zhǎng)性的發(fā)展分支。
協(xié)同軟件與傳統(tǒng)組織管理軟件不同，它強(qiáng)調(diào)妥善解決組織信息流轉(zhuǎn)過(guò)程中的規(guī)則流程和非規(guī)則流程，這就是在協(xié)同領(lǐng)域內(nèi)大家公認(rèn)的"二元工作流"。因?yàn)樵谌魏谓M織中，規(guī)則流程解決的是管理中與規(guī)章制度相關(guān)聯(lián)的流程，而非規(guī)則流程解決的則是管理中大量偶發(fā)的、圍繞組織目標(biāo)和職能產(chǎn)生的行為。由于組織形態(tài)千差萬(wàn)別，行業(yè)五花八門(mén)，優(yōu)秀的協(xié)同軟件也應(yīng)該具有廣泛適應(yīng)性和極強(qiáng)的靈活性。
組織的生命在于協(xié)同。依賴信息技術(shù)解決好組織協(xié)同，關(guān)鍵在于運(yùn)用功能強(qiáng)大、使用簡(jiǎn)潔、能適應(yīng)組織變化的協(xié)同軟件。俗語(yǔ)云"人同此心，心同此理"，組織管理又何嘗不是如此？在日新月異的信息時(shí)代修煉"協(xié)同"這門(mén)超級(jí)"仿生學(xué)"將是企業(yè)生命之樹(shù)常青的不二法門(mén)。