按中醫(yī)理論，運動使得經(jīng)絡氣血通暢，氣血至則肌肉生機勃然，人的身體就顯得輕松有勁；氣血長期塞滯，則形成硬結(jié)，肌肉酸漲，身體不適。因此很早就有生命在于運動之說。

如果套用這個觀點來看一個組織，也有驚人的相似之處。與人體相似，組織管理中一個極具挑戰(zhàn)性的問題是如何保證信息流的順暢，不出現(xiàn)或少出現(xiàn)信息阻塞、信息衰減和信息誤變。信息在流動過程中出現(xiàn)的問題，最終都無一例外地會在組織完成其使命的過程中暴露出來。人體可以靠運動來通經(jīng)活脈，那組織靠什么來維持其生命力呢？協(xié)同化的信息系統(tǒng)是一個不錯的也可以說是必然的選擇。

任何組織，無論是緊密型組織、松散型組織還是“虛擬”組織，都是為某種目的、職能、作用和使命而存在的，為了達到目的，組織必須很好地被組織起來，這是一般規(guī)律。組織在其不同的發(fā)展階段，由于其面臨的中心任務有很大不同，因而在組織的管控上會有不同的側(cè)重點。然而，無論處于發(fā)展的哪一個時期，組織內(nèi)都會按照職能分成很多部門，每個部門會按職能分成很多崗位，而不同的崗位就會有不同的職責，最后，再為不同的崗位配上不同的人。

通常，部門和崗位設置就很難做到盡善盡美，因為職能的劃分、職責的分解難免會出現(xiàn)矛盾，特別是結(jié)合部，或是有重復，或是有遺漏。如果再加上人為的因素，信息流經(jīng)各個節(jié)點難免出現(xiàn)問題。這還只是問題的一個方面，如果涉及跨崗位、跨部門、跨組織的協(xié)作時，問題就更加突出了。前不久筆者接觸了某城市信息辦的領(lǐng)導，他就正在與政府的編制管理部門、法制辦一起梳理政府部門的流程。這件事在情理之中，跨部門的流程中容易出現(xiàn)斷點、出現(xiàn)死循環(huán)、只有入口沒有出口。

信息社會中信息的載體豐富多樣，但歸納起來也無非就是口頭交流、紙質(zhì)傳遞、電子文檔（包括電子郵件）。抽取組織中信息處理和流動的基本規(guī)律我們可以發(fā)現(xiàn)，口頭交流雖然是最常見的信息交流方式，但需要作為知識存儲的或作為證據(jù)保存的正式信息，無法只用口頭交流的方式；紙質(zhì)傳遞在相當長的時間內(nèi)，仍然是不可替代的組織信息交流模式。然而，當網(wǎng)絡和計算機技術(shù)越來越普遍地應用于組織管理中的時候，它的傳遞之慢、復制之不便，使得它劣勢凸現(xiàn)；電子文檔（包括電子郵件）對使用網(wǎng)絡和計算機的組織成員而言，基本上不可或缺的信息載體，可是，它的信息離散性、與組織行為的脫節(jié)，隨著其廣泛應用，體現(xiàn)的也越來越徹底。

總結(jié)組織信息化的經(jīng)驗教訓，信息化要為組織管理解決的幾個關(guān)鍵問題是：信息的有效傳遞、流程的高效執(zhí)行、結(jié)果的充分可驗證以及知識的有序積累。具備這樣特征的管理信息系統(tǒng)，才是面向未來的、有前途的。伴隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益成熟，一種將組織中的協(xié)作常態(tài)固化為軟件形態(tài)的組織信息處理軟件應運而生了，這就是協(xié)同軟件。協(xié)同軟件正是具備這樣的特質(zhì)。協(xié)同從根本上講，是指組織中或跨組織間多人交叉協(xié)作地完成多件事情。協(xié)同軟件就是為協(xié)同事件的處理和管理提供高效的IT工具和平臺，具有良好的跨部門、跨組織、跨地域性。無論是在中國還是在國外，協(xié)同軟件都已經(jīng)成為軟件行業(yè)里最具成長性的發(fā)展分支。

協(xié)同軟件與傳統(tǒng)的組織管理軟件不同，它強調(diào)解決好組織信息流轉(zhuǎn)過程中的規(guī)則流程和非規(guī)則流程，這就是在協(xié)同領(lǐng)域內(nèi)大家公認的“二元工作流”。因為在任何組織中，規(guī)則流程解決的是管理中與規(guī)章制度相關(guān)聯(lián)的流程，而非規(guī)則流程解決的則是管理中大量偶發(fā)的、圍繞組織目標和職能產(chǎn)生的行為，前者占20－30％，后者占70－80％。而且，由于組織是動態(tài)的，所以協(xié)同軟件應該具有極強的靈活性。另外，組織形態(tài)千差萬別，行業(yè)五花八門，優(yōu)秀的協(xié)同軟件應該是那種具有廣泛適應性的產(chǎn)品。

綜上所述，組織的生命在于協(xié)同；依賴IT技術(shù)解決好組織的協(xié)同，關(guān)鍵在于選擇功能強、使用簡潔、能適應組織變化的協(xié)同軟件。