根據(jù)IDC全球?qū)f(xié)同辦公軟件的定義，協(xié)同辦公軟件是指讓人們在日常工作中分享信息和工作流程的應(yīng)用類軟件，包括視頻類應(yīng)用軟件、郵件類應(yīng)用軟件、企業(yè)級IM應(yīng)用軟件和團(tuán)隊協(xié)作類應(yīng)用軟件四類。注意，IDC的定義同樣也不包含Office 365、金山WPS等辦公應(yīng)用類軟件。正是因為協(xié)同管理平臺常常被稱作協(xié)同辦公軟件，甚至還有用戶稱作OA的，所以我們才要明確界定它的內(nèi)涵。企業(yè)協(xié)同管理軟件指那些以企業(yè)組織協(xié)作和管理為目標(biāo)的協(xié)作軟件，從功能上不同于那以提高辦公工作效率為目標(biāo)的辦公套件。實現(xiàn)群組協(xié)作管理的協(xié)同管理軟件的核心目標(biāo)。辦公套件和其他效率工具軟件主要功能是提高工作效率，如文檔編輯排版、電子表格設(shè)計等。協(xié)同管理軟件經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)滲透到了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程管理、項目管理、日歷管理、合同管理、人力資源管理和客戶關(guān)系管理等經(jīng)營管理活動的方方面面。

根據(jù)IDC中國企業(yè)辦公效率CATI的調(diào)研報告，企業(yè)最為關(guān)注的是基于同一平臺下協(xié)同辦公軟件對各類應(yīng)用的功能整合，希望可以快速定位重要信息并實現(xiàn)軟硬件的無縫連接（圖1）。而對于移動辦公功能的需求則主要體現(xiàn)在終端設(shè)備能夠完成日常的工作審批流程，實現(xiàn)不同終端設(shè)備之間數(shù)據(jù)無線傳輸并保持信息同步（圖2）。

圖1 企業(yè)對協(xié)同辦公類軟件的功能需求

圖 2 企業(yè)對移動辦公類軟件的功能需求

根據(jù)B2B軟件同行評審網(wǎng)站對協(xié)同辦公軟件分類中綜合評價前200名進(jìn)行了統(tǒng)計分析。統(tǒng)計搜集了這些軟件所具備的功能描述信息，得到超過600個特性。統(tǒng)計每個特性出現(xiàn)在這200個軟件中的頻次數(shù)，然后將功能上具備包含關(guān)系的特性以及具備共同應(yīng)用目標(biāo)的特性進(jìn)行歸類，結(jié)果發(fā)現(xiàn)所采集的特性數(shù)量即使進(jìn)行了歸并之后，也超過50種。

對協(xié)同辦公軟件特性的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析表明：

1.協(xié)同辦公軟件的產(chǎn)品架構(gòu)已經(jīng)逐步細(xì)分為輕量級協(xié)同工具類、中量級協(xié)同應(yīng)用類和重量級協(xié)同平臺類。

其中，協(xié)同工具軟件只針對通信、文檔編輯和工作流管理等協(xié)作活動中的某一項應(yīng)用場景，深挖用戶的深層次需求，構(gòu)建適用于全體員工的單一功能實現(xiàn)，是實現(xiàn)企業(yè)協(xié)同辦公的最小功能單元；協(xié)同應(yīng)用軟件專注于某個業(yè)務(wù)領(lǐng)域，服務(wù)于某些專業(yè)崗位和部門，基于敏捷方法論開發(fā)，擁有靈活的定制化功能，能夠支持企業(yè)各類應(yīng)用場景下的協(xié)同工作；協(xié)同平臺軟件定位在企業(yè)數(shù)字化的服務(wù)中心，整合了協(xié)同工具和協(xié)同應(yīng)用，是符合協(xié)同管理理念的應(yīng)用平臺。

2.協(xié)同辦公軟件的特性服從帕累托法則（Pareto principle），即80%的軟件需求由20%的軟件功能所滿足。

從圖3可以發(fā)現(xiàn)，協(xié)同辦公軟件的特性很自然的劃分為兩個部分。第一部分是圖中綠色區(qū)域內(nèi)的特性，反映的是優(yōu)秀的協(xié)同辦公軟件所共同具備的特性，可以認(rèn)為是通用特性。完善協(xié)同辦公軟件的通用特性，可以有效的提高市場認(rèn)可度和企業(yè)客戶滿意度。第二部分是圖中黃色區(qū)域內(nèi)的特性，反映的是不同的協(xié)同辦公軟件為了滿足客戶的長尾需求所提供的額外增值服務(wù)，同時也在一定程度代表了協(xié)同辦公的新興需求，可以認(rèn)為是長尾特性。

3.協(xié)同辦公軟件的主要功能依據(jù)其特性，也可以劃分為通用功能和擴(kuò)展功能兩大類。

通用功能主要包括：項目管理、內(nèi)容管理、溝通管理、文檔管理和日歷管理，而在許多服務(wù)于中小企業(yè)用戶的輕量級協(xié)同軟件中，會使用任務(wù)管理功能替代項目管理，內(nèi)容管理中的會議管理以及溝通管理中的會議管理也會被定義為獨(dú)立的功能模塊，從而控制開發(fā)和服務(wù)成本以及更加便捷的進(jìn)行維護(hù)。協(xié)同軟件的擴(kuò)展功能取決于協(xié)同軟件生產(chǎn)者對于協(xié)同產(chǎn)品的市場定位及其技術(shù)發(fā)展路線，其中比較重要的功能包括：資源管理、客戶關(guān)系管理（CRM）、知識管理、安全管理、社交論壇、市場營銷管理、數(shù)據(jù)分析和工時管理。協(xié)同辦公軟件除了上述功能特性以外，還為用戶提供了改變其工作模式，提高真實應(yīng)用場景下生產(chǎn)經(jīng)營活動工作效率的諸多服務(wù)型內(nèi)容，根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果可以分為以下幾類：敏捷支持服務(wù)、員工賦能服務(wù)、人機(jī)協(xié)同服務(wù)、第三方集成服務(wù)、事務(wù)跟蹤服務(wù)和運(yùn)維服務(wù)。

市場研究機(jī)構(gòu)T研究在《2020中國協(xié)同辦公品牌深度評測報告》中指出，企業(yè)協(xié)同辦公核心場景前三項為移動辦公，占比39.5%；統(tǒng)一門戶，占比36.1%；知識共享，占比32.8%。其后依次為：

行政事務(wù)處理

流程管理

協(xié)作溝通

報表管理

集團(tuán)管控

項目任務(wù)

客戶管理

自助服務(wù)

業(yè)務(wù)協(xié)同等

從中（圖3）就可以看出，這明顯的就是一個協(xié)同管理平臺才能實現(xiàn)的功能，或提供的服務(wù)。

圖 3 協(xié)同辦公核心應(yīng)用場景

摘自致遠(yuǎn)協(xié)同研究院出品的《企業(yè)協(xié)同辦公軟件報告2020-2021版》